「社内SNSのセキュリティについて知りたい」
「セキュリティの高い社内SNSを探している」
本記事はそのような方のための記事です。最近注目されている社内SNSですが、「セキュリティ面は大丈夫なの…？」と疑問に思う方も少なくないでしょう。そこで今回は、社内SNSのセキュリティについて徹底解説します。
本記事のポイント
- 社内SNSで確認すべきセキュリティ項目がわかる
- 社内SNS導入に失敗しないためのルールがわかる
- 社内SNSのメリットやデメリットがわかる
社内SNSでは社内の大切な情報にも触れるため、一般向けSNS以上にセキュリティに気を配る必要があります。トラブルが起きた後では手遅れになってしまうケースも。ぜひ今回の内容を参考にしながら、安全に社内SNSを利用しましょう。
もくじ
最低限確認しておきたい社内SNSのセキュリティ徹底解説
それではさっそく、社内SNSにおけるセキュリティについて見ていきましょう。自社の情報を守るためにも大切なポイントをご紹介しているので要チェックです。
1. SSL暗号化がされているか？
SSL暗号化とは、ブラウザとサーバー間の通信を暗号化することで、ユーザー以外の第三者による侵入を防ぐセキュリティです。もしSSL暗号化がされていなかった場合、インターネットショッピングで入力したクレジットカード番号が見られたり、通信内容が盗聴されたり、といったリスクが高まるのです。
社内SNSにおいても、個人情報やID・パスワードが危険にさらされてしまいます。SSL暗号化は、社内にとって大切な情報を守ってくれるセキュリティなのです。その他にも、SSL暗号化によって、なりすましや改ざんといったリスクを避けることもできます。
2. セキュリティに強いデータセンターが使われているか？
今や世界規模でデータ量が急増しており、バックアップ管理が難しくなっているのが現状です。そこで導入しておきたいのが、セキュリティに強い「データセンター」です。データセンターとは、サーバーなどのIT機器の設置場所の提供、電源の提供、ネットワーク管理などをおこなってくれる施設のこと。災害にも対応しているため、万が一トラブルが起こった場合でも、会社のデータを守ってくれます。
なかでも、AWSデータセンターは、「クラウドにおけるバックアップ機能」に優れています。AWSデータセンターとは、Amazon Web Services（アマゾン ウェブ サービス）が提供するデータセンターのこと。日本国内においても、金融庁が金融機関のシステムをチェックする際に用いる基準「FISC 安全対策基準」をクリアしているセキュリティシステムです。グローバル銀行や軍隊といった機密性の高い組織においても、セキュリティ要件を満たすように構築されています。障害時でも常時データをバックアップしてくれるので安心です。
3. アクセス制限がされているか？
パソコンやスマホなど、利用端末のアクセス制限がされているかどうかも重要です。アクセス制限とは、ファイル閲覧やフォルダ編集の制限など、ユーザーのアクセス権を設定するセキュリティ機能のこと。アクセス制限の設定によって、会社側は「見せたくない人に見せない」と選択できます。
また、あわせて「IPアドレス制限」も覚えておきたいところ。IPアドレスとは、ネットワーク上の住所のこと。たとえば、Webサイトに対して「特定のIPアドレスからしか見られないいようにする」といった接続制限も可能です。
4. 端末・アプリそのものにロックをかけられるか？
スマホなどの端末を社員に支給している会社であれば、端末にロックをかけているケースがほとんどかと思います。しかし、社員個人の端末を使っている場合、ロックがかかっていないこともあるのではないでしょうか。
端末やアプリにロックがかかっていない、つまり「ずっとログインされたままの状態」のため、仮に端末を失くしてしまった場合、外部から社内SNSのトーク内容を見られてしまう可能性があります。そうしたトラブルを防ぐために有効なのが「アプリロック機能」です。パスワードやコードを設定することで、端末を失くした場合でも、第三者に情報を見られるリスクを回避できます。
5. 発言の取り消しができるか？
社内SNSのセキュリティにおいては、「発言の取り消しができるかどうか？」も重要な要素です。一般向けのSNSには「言った言わない問題」があるため、発言の取り消し機能が付いていないツールも多いですが、社内SNSといったビジネスチャットにおいては、機能が付いている場合がほとんどです。
発言の取り消し機能では、仮に機密情報などを誤送信してしまっても、すぐにトークを消せます。そのため、情報の拡散をいち早く防げます。
失敗しないための社内SNS10のルール
前章では、社内SNSのセキュリティで確認すべきことをご紹介しました。ただ、セキュリティだけでなく、社内でのルールや体制づくりの段階でも、リスクを防ぐことは可能です。ここでは、失敗しないための社内SNSのルールを簡単にご紹介します。詳細に知りたい方は、下記の関連記事を参照してください。
【関連】 社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説【事例あり】
ルール1. チャットの利用時間を決める
チャットの利用時間を決めることは、「公私混同を防ぐ」という意味で有効です。仕事とプライベートをわけてメリハリをつけるためにも、「勤務時間外は使わない」といったルールを設けるのが良いでしょう。
ルール2. チャットルームを開設できる人を決める
誰でもグループが作れてしまうと、かえって情報整理に時間がかかってしまいます。そのため、「管理職以上の社員」や「プロジェクトのリーダーのみ」など、グループを作れる社員を決めておきましょう。
ルール3. 所属や実名を明記する
社内SNSのプロフィールに「所属・実名・顔写真」を明記しておきましょう。誰が発言しているのかわかった方が、社内コミュニケーションは活性化します。あらかじめ社内SNSでトークすることで、いざ会ったときの会話も盛り上がることでしょう。
ルール4. メッセージの返信について明文化する
たとえば「〇〇時間以内に返信する」「グッドニュースには必ずいいね！をする」など、メッセージを送る側だけでなく「見る側」にもルールを設けましょう。返信が早いと、社員のモチベーションもアップしやすくなります。
ルール5. チャットルーム内での「権限」を決める
セキュリティにおいて欠かせない「チャットルーム内での権限」の設定です。チャットルームの権限は多くの場合、チャットの管理者・メンバー・閲覧のみ、にわけられます。管理者とメンバーは問題ありませんが、「閲覧のみ」という権限を与える場合は要注意。グループ外のメンバーをチャットに入室させた場合、情報漏れのリスクが高まるため、しっかりと管理しておく必要があるでしょう。
ルール6. ファイル共有の権限も明確に決めておく
Google docsやDropboxなど、ファイルを共有する際の権限も明確に決めておきましょう。全員に対等な権限を与えると、情報漏れや誤った編集がされるリスクが高まります。悪質なケースだと、第三者にデータを改ざんされるケースもあるのです。確実に情報を守るためには、チャットルームの権限とは別管理でおこなうのが良いでしょう。
ルール7. 勤務時間外に他のツールは使わない
業務をトラブルなく進めるためには、「社内SNS以外のツールは使わない」とするのがベストです。他ツールのトーク履歴や通知が残ったままだと、だらだらと惰性でやり取りをしてしまい、社内SNSへの切り替えがなかなか進みません。
ルール8. 一部で試験的に社内SNSを使ってみる
社内SNSをいきなり全社に導入するのは、時間的・経済的なリスクが伴います。そのため、まずは社内の一部で導入するのが堅実でしょう。最初は「管理職のみ」を対象にして、そのメンバーが使い慣れてきたら、一般社員にも普及させていくイメージです。
ルール9. 丁寧すぎる挨拶はしないようにする
社内SNSでは、基本的に「丁寧すぎる挨拶」はしない方が良いでしょう。堅苦しい文面でやり取りをしていると、ビジネスに置けるスピード感が失われてしまいます。そのため、前置きも「お疲れ様です」「お世話になっています」程度に抑えておきましょう。
ルール10. 導入の目的を明確にする
社内SNSの導入目的を定めることで、「今何ができていて何ができていないのか？」が明確になります。社内コミュニケーションを活性化させたい、情報漏れを無くしたい、会議の数を減らしたい、など企業によって目的はさまざまです。
社内SNSのメリットデメリット
続いて、社内SNSのメリットとデメリットを見ていきましょう。
社内SNSの3つのメリット
社内SNSのメリットとして、以下の3つがあげられます。
- オープンなコミュニケーションが可能になる
- 世代や部署に関係なく交流ができる
- ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる
1つ目は「オープンなコミュニケーションが可能になる」という点です。社内SNSは、基本的にチャットでやり取りをするため、投稿は常にオープンになっています。メンバーであれば誰でも閲覧できるため、「情報の抜け漏れ」も防ぐことが可能です。また、コミュニケーションのオープン化によって「発言へのハードル」が下がり、普段あまり話さない社員でも気軽に投稿しやすくなります。
2つ目は「世代や部署に関係なく交流できる」という点。社内SNSは、インターネットにさえつなげれば、いつでもどこでもやり取りができます。そのため、他部署のメンバーや今まで接点のなかった年配社員など、より多くの社員と交流できるのです。
3つ目は「ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる」という点です。会社にとって、一人ひとりの社員がもつノウハウは大切な財産といえるでしょう。ノウハウを最大限活かすためには、社員間のスムーズなコミュニケーションが必須となります。それを実現するためにも「社内SNS」の存在は大きいのです。
社内SNSの3つのデメリット
社内SNSのデメリットとして、以下の3つがあげられます。
- コミュニケーション疲れが生まれる
- 手間とコストがかかる
- 公私混同しやすい
1つ目は「コミュニケーション疲れが生まれる」という点です。オープンなコミュニケーションを強みにもつ社内SNSですが、逆に「返信しなければ…」などの使命感によってコミュニケーション疲れを引き起こすリスクもあります。便利とはいえ、「社内SNSの見すぎ」には注意が必要です。
2つ目は「手間とコストがかかる」ことです。全社に社内SNSを導入しようとすると、時間的・経済的に大きな負担がかかります。ツールを浸透させるための研修、またツールを導入するにも料金がかかるわけです。それらの負担を踏まえた上で、慎重に考えていく必要があるでしょう。
3つ目は「公私混同しやすい」という点です。誰でも気軽に投稿できるのが社内SNSの魅力ですが、仕事とプライベートの棲み分けができなくなるケースもあります。「仕事に関係のない投稿をしない」といったルールを決めておくことが大切です。
【関連】 【事例あり】社内SNSのメリット・デメリットとは？
【関連】 社内SNSの目的とは？ 社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】
社内SNSの運用で失敗しないために一番大切なこととは？
社内SNSの運用で失敗しないために一番大切なこと、それは「目的の明確化」です。導入前に「自分たちはなぜ社内SNSを導入するのか？」を考えることが大切。目的なしで社内SNSを導入すると、ツールの定着はおろか、既存のツールとごちゃ混ぜになり、かえってコミュニケーションに齟齬が生まれてしまうかもしれません。
企業によって、社内SNSの導入目的はさまざまです。社内コミュニケーションを活性化させたい、社員のモチベーションを高めたい、スムーズな情報共有をしたい、など多様な目的があげられます。目的が明確になると「目的達成のために何をするべきか？」も明確になるのです。
社内SNSセキュリティのまとめ
本記事では、社内SNSのセキュリティについて、以下のポイントを中心にお伝えしてきました。
- SSL暗号化がされているか？
- セキュリティに強いデータセンターが使われているか？
- アクセス制限がされているか？
- 端末・アプリそのものにロックをかけられるか？
- 発言の取り消しができるか？
上記は、社内SNSを安全に使うための必須項目ともいえるでしょう。オープンコミュニケーションが魅力的な社内SNSですが、その分「情報漏洩のリスク」もはらんでいるため、セキュリティを固めておく必要があるのです。またご紹介したように、社内SNSのルールや社内体制を整えることも、セキュリティ防止につながります。ぜひ今回の内容を、安全な社内SNSの利用にお役立てください。
引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。
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