社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説【事例あり】

「社内SNSを導入したいけど失敗したくない…」
「失敗しないための社内SNSのルールを知りたい」

このようにお考えの経営者・人事の方もきっと多いはず。優れたビジネスチャットツールとして注目されている社内SNS。ですが、ただ闇雲に社内SNSを導入しても失敗してしまうことも多いのです。そこで今回は、社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説します。

本記事のポイント

  • 社内SNSで失敗しないためのルールがわかる
  • 社内SNSのメリット・デメリットがわかる
  • 社内SNSの活用事例を学べる

あらかじめ「ルールの設け方」を知っておけば、いざ社内SNSを導入しても困ることはないでしょう。すぐに社内に定着し、気づけば会社の風向きも大きく変わっているはず。ぜひ参考にしてみてください。

社内SNSの運用で失敗しないために一番大切なこととは?

まず、社内SNSの運用において一番大切なこと。それはズバリ「目的の設定」です。つまり「自分たちは何のために社内SNSを取り入れるのか?」ということ。

アメリカのとある企業が実施した調査によると、社内SNSを導入した企業のうち「成功した」と感じている企業は、たったの10%という結果に。この結果には「目的があいまいだった」「社内SNSの活用を社員に丸投げにしていた」といった理由があげられます。

企業によって導入の目的は千差万別。「社内コミュニケーションを活性化させたい」「業務をスムーズにしたい」「タスク管理を容易化させたい」など、さまざまな目的があるでしょう。また、その目的達成に向かって社員を引っ張るのは、経営陣であり管理職です。経営判断を担っている上層部が、社内SNSをルールなしであいまいに導入したところで、社員はどうして良いかわからないでしょう。全社員が一丸となり、組織に一体感をもたせるためにも、社内SNSを導入する目的をハッキリと定めておく必要があるのです。

【関連】 社内SNSの目的とは? 社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】

失敗しないための社内SNSのルール徹底解説

それでは、社内SNSに失敗しないためのルールを解説します。10のルールをピックアップしているので、ぜひご活用ください。

社内SNSルール1 . チャットの利用時間を決める

いつでも・どこでも使えるのが社内SNSの大きなメリット。しかし、24時間どこでもやり取りができてしまうがゆえに、仕事とプライベートが混同しやすくなるのです。公私混同を防ぐためにも、「基本的に勤務時間内のみ」「勤務時間を超えたら翌日に持ち越す」など、チャットの利用時間を決めると良いでしょう。

社内SNSルール2 . チャットルームを開設できる人を決める

社内SNSには、部署やプロジェクトごとにチャットができる「グループ機能」が備わっています。この機能によって業務効率は大幅にアップしますが、誰でもグループが作れる状態だと、ごちゃごちゃしてしまい、かえって情報整理に時間がかかってしまうことも。そのため、「管理職以上の社員」「プロジェクトのリーダー」など、グループを作れる人を決めておくのがオススメです。

社内SNSルール3 . 所属や実名を明記する

社内SNSでのチャットにおいては、「誰が発言しているのか?」がとても重要です。そのため、部署や実名を明記するなど、プロフィールの設定を徹底しましょう。本人だとわかる顔写真のアップロードもルール化させておくのがオススメです。

プロフィールが充実していると、顔を合わせたことのない他部署の社員とのやり取りもスムーズになります。いざ会ったときに「このまえ社内SNSでチャットしたときの…!」と、親近感が湧き、会話も盛り上がるでしょう。

社内SNSルール4 . メッセージの返信について明文化する

メッセージに対する「返信」についてのルールも適度に決めておくのが良いでしょう。具体的には「〇〇時間以内に返信する」「グッドニュースには必ず ”いいね!” をつける」などです。自分の投稿に対して反応があるのは嬉しいことですよね。返信が早かったり、褒められたりすると、社員のモチベーションも高まります。逆にルールなしでチャットをおこなうと、報告が一方的になってしまい、社内SNSがなかなか定着しない可能性もあります。

社内SNSルール5 . チャットルーム内での「権限」を決める

チャットルームの権限とは「アクセス権限」のこと。基本的に社内SNSの権限は、管理者・メンバー・閲覧のみ、の3つに分かれています。

  • 管理者 → グループを作った人、あるいはアクセス権限を与える権利をもつ人
  • メンバー → グループ内でチャット(作業)ができる人
  • 閲覧のみ → グループ外のメンバーで、チャットの閲覧のみ許可された人

グループ外のメンバーを入室させたときに、情報が漏れてしまうリスクがあります。そのため、とくに「チャットルームの閲覧権限」「共有ファイルの閲覧権限」などは別管理しておくのが吉です。

社内SNSルール6 . ファイル共有の権限も明確に決めておく

チャットルームの権限だけでなく「ファイル共有の権限」も明確にしておくのが良いでしょう。社内SNSを運用すると、Google docs(グーグルドキュメント)やDropbox(ドロップボックス)など、さまざまなファイルを共有することになります。

全員に対等な権限を与えると、情報漏れが起こったり、他グループのメンバーが間違えて編集しまったりすることも。そのため、ファイルの閲覧・編集権限は、チャットの権限とは別管理でおこなうのが得策です。

社内SNSルール7 . 勤務時間内に他のツールは使わない

社内SNSを導入したら、基本的に他のツールは使わないようにしましょう。社内SNS以外に、メールやLINEといったツールを情報伝達ツールとして使っている企業も少なくないはず。他のツールでの通知が残ったままだと、だらだらと惰性でやり取りをおこなってしまい、社内SNSへの切り替えが進みません。また、情報漏れのリスクも高まります。

社内SNSルール8 . 一部で試験的に社内SNSを使ってみる

社内SNSをいきなり全社に導入するのは、時間的・経済的にリスクをともないます。もし全社導入を考えているのなら、まずは一部で試験的に導入するのが吉。一般社員ではなく、まずは「管理職のみ」を対象にするのが良いでしょう。

管理職が率先してツールを使っていると、社員もツールの利用に積極的になります。全社的に社内SNSを浸透させるためにも、管理職での試験的なツールの導入は重要といえるでしょう。

社内SNSルール9 . 丁寧すぎる挨拶はしないようにする

社内SNSはスピーディーな情報共有ができることから、メールのような「堅苦しい前置き」はしないほうが良いでしょう。長文での挨拶をすると、ビジネスのスピード感が失われてしまいます。

ただ、最初に「お疲れ様です」「お世話になっています」といった一言を添えるのはOKです。あくまでも丁寧さは保ちつつ、スピード感を失わないメッセージのやり取りをおこないましょう。

社内SNSルール10 . 導入の目的を明確にする

最初でも述べたように、「何のために社内SNSを導入するのか?」を明確にしましょう。社内コミュニケーションを円滑にしたい、会議の回数を減らしたい、情報漏れを無くしたい、仕事にスピード感をもたせたい、など目的は企業によって千差万別です。

あらかじめゴールを決めておくことで、課題が見つかったときに「何ができていて、何ができていないのか」が明確になります。

【関連】 失敗しない社内SNS定着のためのガイドライン【事例あり】

社内SNSのメリットデメリット

続いて、社内SNSのメリットとデメリットを見ていきましょう。

社内SNSの3つのメリット

社内SNSのメリットは以下のとおりです。

  1. コミュニケーションがオープンになる
  2. 世代や部署に関係なくフラットにつながれる
  3. ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる

1つ目は「コミュニケーションがオープンになる」という点です。いつでも・どこでも・メンバーの誰とでも情報を共有できる社内SNS。個人間のやり取りだけのメールに対して、グループ内でチャットができるなど、オープンコミュニケーションが可能となります。

2つ目は「世代や部署に関係なくフラットにつながれる」ことです。社内SNSは、オンライン上で社内メンバーとつながれるため、若手・ベテラン問わず、今まで接点のなかった社員とも交流できます。

3つ目は「ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる」という点。会社にとって、一人ひとりの社員がもつノウハウは大切な資産といえます。社内SNSによる活発なコミュニケーションによって、そういったノウハウを共有できるのです。

社内SNSの3つのデメリット

社内SNSのデメリットは以下のとおりです。

  1. コミュニケーション疲れが生まれる
  2. 手間とコストがかかる
  3. 公私混同しやすい

1つ目が「コミュニケーション疲れが生まれる」という点です。オープンなコミュニケーションができるのは社内SNSの大きなメリットですが、「返信しなければ…」という使命感に駆られるケースもあります。便利とはいえ、社内SNSの使いすぎには注意が必要です。

2つ目は「手間とコストがかかる」ことです。社内SNSを社内に浸透させるには、時間的・経済的なコストがともないます。社員に対するツールの使い方の研修や、社内SNS導入の費用がかかるわけです。そうしたコストも見据えて、社内SNSを導入する必要があります。

3つ目は「公私混同しやすい」という点。社内SNSには、いつでも・どこでも使えるがゆえに「仕事とプライベートがごちゃ混ぜになってしまう」といったデメリットがあります。公私混同を防ぐためには、ツールの利用時間を制限するなどのルールづくりが必要です。

【関連】 事例あり】社内SNSのメリット・デメリットとは?

【関連】 社内SNSの目的とは? 社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】

【事例紹介】社内SNS活用事例2選

続いて、社内SNSの活用事例について見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote」を導入した企業の事例をご紹介します。

【事例1】株式会社優氣堂

株式会社優氣堂

株式会社優氣堂は、利用者の自宅に出張する「歩行困難な高齢者向けの訪問鍼灸マッサージ」を提供する会社です。東京都町田市にある「ゆうき堂治療院」をメインに、横浜と川崎に合わせて4つの拠点を展開しています。

これまでLINEやメーリング、SMSなど複数のツールを使っていたという同社。しかし、スピーディーかつ効率的な情報共有に苦戦していたそうです。情報共有のロスが「自宅訪問」というサービスの質にも悪影響を与えかねないと考え、「Talknote」を導入することに。

【社内SNS活用のポイント】

  • 最初は社内の幹部だけが利用する「トライアル期間」を設けた
  • 社員同士がそれぞれの投稿に対して「いいね!」することを習慣化させた
  • いいね!を押していない社員には、リマインドや直接メッセージを送ることで抜け漏れを防止した

社員が楽しく働けるような「ルール」を決めたことで、社内コミュニケーションを活性化した事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社優氣堂

【事例2】株式会社日本デジタル通信

株式会社日本デジタル通信

株式会社デジタル通信は、首都圏で中小企業向けのIT支援サービスを展開する会社です。電話やLAN工事をはじめ、ネットワークやサーバー構築といったインフラ構築など、多様なITソリューションをおこなっています。

以前まで、外資系のグループウェアを利用していたという同社。しかし、業務に関する共有が間に合わなかったり、トラブル対応が属人的になったりと、使いにくさを感じていたそうです。そんな中で、使い勝手の良いツールをいち早く社内に浸透させたいと考え、「Talknote」を導入することに。

【社内SNS活用のポイント】

  • 「伝言メモ」というグループを作成し、そのグループの投稿を確認したら必ず「いいね!」を押すように徹底した
  • 企業理念に関わる行動指針を共有するグループを作成し、そのグループを起点に定期的な勉強会をおこなった
  • これまで電話で確認していた問い合わせ内容を、Talknoteのグループに集約した

グループ機能やいいね!機能を活用することで、Talknoteを「社内コミュニケーションのインフラ」として浸透させた事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社日本デジタル通信

【関連】 【業種別】社内SNSの成功事例10選【2019年最新版】

【社内SNS製品紹介】社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できる社内コミュニケーションツールです。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

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社内SNSルールまとめ

本記事では、社内SNSについて、以下のようなルールをお伝えしてきました。

  1. チャットの利用時間を決める
  2. チャットルームを開設できる人を決める
  3. 所属や実名を明記する
  4. メッセージの返信について明文化する
  5. チャットルーム内での「権限」を決める
  6. ファイル共有の権限も明確に決めておく
  7. 勤務時間内に他のツールは使わない
  8. 一部で試験的に社内SNSを使ってみる
  9. 丁寧すぎる挨拶はしないようにする
  10. 導入の目的を明確にする

1〜10のルールについて解説してきましたが、どのルールも社内SNSを有意義に使うためには重要です。ルールが浸透するまでに時間がかかることもあるかと思いますが、経営陣や管理職のメンバーを中心に、ぜひ実践してみてください。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。