【事例あり】社内SNSの機能、社内コミュニケーション活性化の方法を徹底解説

「社内SNSを導入し、社内コミュニケーションを円滑にしたい」
「しかし、社内SNS導入で失敗したくない…」
「社内SNSの機能について知っておきたい」

このようにお考えの経営者・人事の方も多いのではないでしょうか。最近じわじわと浸透している社内SNSは、社内コミュニケーションの活性化において重要なツールでもあります。そこで今回は、社内SNSの機能をはじめ、社内コミュニケーションの方法を徹底解説します。

本記事のポイント

  • 社内SNSの基本的な機能がわかる
  • 社内SNSのメリットやデメリットがわかる
  • 社内SNSの活用事例がわかる

社内SNSの機能をバッチリ覚えておけば、導入後もスムーズに社内に浸透するはず。社内コミュニケーションにも良い影響を与え、今まで以上に会社の風向きも良くなることでしょう。

社内SNSの機能について徹底解説

それではさっそく、社内SNSの機能について見ていきましょう。社内SNSにおける具体的な機能は以下のとおりです。

社内SNSのメインともいえる「チャット機能」

社内SNSの主な機能が「チャット機能」です。チャットとは、日本語で「おしゃべり」という意味。文字どおり文章を使って、まるで会話しているかのようにパソコンやタブレット、スマホでやり取りができます。

社内SNSでは、メールのように宛先や署名といった入力をせずに、直接相手にメッセージを送ることが可能です。また、メールだと通知が溜まり、重要な情報を見逃してしまうケースも。社内SNSでは、情報のリアルタイム共有、さらに蓄積もできるため、そうした情報の抜け漏れも心配いりません。

限定したメンバーでチャットができる「グループ機能」

社内SNSには、チャット機能にさらに幅をもたせた「グループ機能」もあります。グループ機能は部署やプロジェクトなどグループごとにチャットができる機能です。少人数のグループを作成することで、社員が発言しやすくなるメリットも。

また、グループ機能によって「コミュニケーションの量・質」も高まるでしょう。グループを分けることで、誰もが安心して発言できるようになり、より意見交換も活発になるのです。さらに、タスク管理も容易になるでしょう。グループチャットにて、誰が・いつまでに・どんなタスクをやるべきかを投稿できます。個人のタスクを共有することで、チームとしてのプロジェクトも円滑に進むようになります。

各種データを共有できる「アップロード機能」

社内SNSにおける情報共有は、必ずしも文章だけではありません。メッセージでやり取りしつつ、「アップロード機能」によって画像や動画といった各種データも共有できます。WordやExcel、PDFといったファイルもアップロード可能。ツールによっては、位置情報も共有できるものもあります。

たとえばアップロード機能によって、プロジェクトに使う資料をメンバー全員に送ることも可能です。後からでもスマホで確認できるため、認識のズレも防げます。

好きな投稿にいいね!ができる「いいね!機能」

社内SNSによっては「いいね!機能」が備わっているものも。FacebookやTwitterのように、自分の好きな投稿に「いいね!ボタン」を押せる機能です。誰かのグッドニュースにいいね!を押すことで、メンバー個人の承認欲求が満たされ、それが従業員エンゲージメント向上のキッカケになります。最終的には、組織としてのモチベーション向上にもつながるでしょう。

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コミュニケーションの細かいニュアンスまで表現できる「スタンプ機能」

LINEなどの一般向けチャットツールと同じように「スタンプ機能」が備わっている社内SNSもあります。文章だけでなく、かわいいイラストが使われているのがスタンプの特徴です。各社内SNSによって異なりますが、「がんばって!」「OKです!」といったさまざまなスタンプを使えます。

文章だけだと、どうしても「堅苦しさ」が生まれてしまいます。そこでスタンプを導入することで、文章だけでは表現できない「フランクさ」や「細かいニュアンス」が表現できるのです。

社内SNSのメリット・デメリット

続いて、社内SNSのメリットとデメリットを見ていきましょう。

社内SNSの3つのメリット

社内SNSのメリットには、以下の3つがあげられます。

  1. コミュニケーションが円滑になる
  2. 業務情報が「見える化」される
  3. ノウハウの共有や蓄積がスムーズになる

まず1つ目は「コミュニケーションが円滑になる」という点。社内SNSは、パソコンやスマホで相手と直接やり取りができるため、社員同士のコミュニケーション量が増えます。また、「チャット」によってコミュニケーションのハードルが下がり、若手社員や普段あまり発言しないメンバーでも発言しやすくなるのです。

2つ目は「業務情報が見える化される」という点です。口頭での情報伝達だと、どうしても情報の抜け漏れが生まれがちに。メンバー間の認識のズレによって「言った言わない問題」に発展してしまうことも。一方の社内SNSは、常に会話がオープンになっているため何度も確認する手間が省け、業務の効率化にもつながります。

3つ目は「ノウハウの共有や蓄積がスムーズになる」ということ。会社にとって、社員のもつノウハウは大切な資産といえます。この資産を最大限活かすためには「社員同士のスムーズなコミュニケーション」が欠かせません。社内SNSのグループ機能やアップロード機能によって、円滑なコミュニケーションが可能となります。

社内SNSの3つのデメリット

社内SNSのデメリットには、以下の3つがあげられます。

  1. コミュニケーション疲れが生まれる
  2. 定着するまでに手間とコストがかかる
  3. 公私混同しやすい

まず1つ目は「コミュニケーション疲れが生まれる」というデメリットがあげられます。社内SNSによってコミュニケーションはオープンになりますが、投稿に対して「返信しないと…」といった使命感にかられ、ストレスが溜まってしまう社員が現れることも。そうしたコミュニケーション疲れを防ぐためにも、「社内SNSの使いすぎ」には注意が必要です。

2つ目は「定着するまでに手間とコストがかかる」という点です。社内SNSを導入するとき、そもそも社内SNSの存在をまだ知らない社員の方が多いかと思います。社員に対して、ツールの使い方を説明する時間が必要な上に、定着するまでにも時間がかかります。また、ツールを利用する料金もかかるため、ある程度時間的・経済的コストを踏まえながら、導入を決断することが大切です。

3つ目は「公私混同しやすい」という点です。「手軽さ」という強みをもつ社内SNSですが、それがゆえに仕事とプライベートが混同しやすくなってしまいます。情報共有を目的にしているのにも関わらず、仕事に関係のない投稿が増えてしまうことも。そのため「仕事に関係のないことは社内SNSでは投稿しない」といったルールを定めるのが良いでしょう。

社内SNSとグループウェアの違いとは?

社内SNSと混同しやすいツールに「グループウェア」があります。一見同じようなツールだと思われやすい両者。しかし、「目的」と「機能」に差異があるのです。

【目的の違い】

  • 社内SNSの目的 → 社内コミュニケーションを活性化すること
  • グループウェアの目的 → 社内での情報を伝達・共有すること

【機能の違い】

  • 社内SNSの機能 → チャット、グループ作成、画像や音声のアップロードなどコミュニケーションに役立つ機能が搭載されている
  • グループウェアの機能 → スケジュール管理、タスク管理、掲示板など業務の効率化に特化した機能が搭載されている

グループウェアの方が「業務の効率化」においては優れているといえます。しかし、社内コミュニケーションを活性化させるためには、社内SNSの方が優秀といえるでしょう。

社内SNSの活用事例については、次の章で詳しくご紹介します。

【事例紹介】社内SNS活用事例3選

続いて、社内SNSの活用事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote」を導入して、社内コミュニケーションが活性化した会社をご紹介します。

【事例1】株式会社日本デジタル通信

株式会社日本デジタル通信

株式会社日本デジタル通信は、首都圏で中小企業向けのIT支援サービスを展開している会社です。電話・LAN工事からネットワークやサーバーの構築をするITインフラ構築などをおこなっています。

以前まで外資系のグループウェアを利用していた同社。しかし、事業拡大にともなって、誰がどの業務を担当しているか把握しづらい状況が生まれていたそう。情報共有が属人的になり、なかなか社内でも浸透しなかったといいます。そこで「Talknote」を導入することに。

【社内SNSの活用ポイント】

  • グループの投稿を確認したら必ずいいね!を押す「伝言メモ」というグループを作り、それぞれの対応状況を確認した
  • 5S(整理・整頓・清潔・清掃・しつけ)を習慣化するグループを作り、もし5Sが守られていなければ写真付きで注意喚起する取り組みをおこなった
  • 社員の誕生日など、お祝いのメッセージを忘れないよう「予約投稿機能」を積極的に活用した

社員が楽しく働けるような「ルール」を決めたことで、社内コミュニケーションを活性化した事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社日本デジタル通信

【事例2】株式会社オアシスライフスタイルグループ

株式会社オアシスライフスタイルグループ

株式会社オアシスライフスタイルグループは、「衣食住に特化し、日々の生活にときめき・潤い・安心をプラスする」をテーマに、飲食事業を展開する会社です。

これまでLINEとメールを利用していたという同社。しかし、社員数の増加にともなって情報が属人化し、コミュニケーションの質も低下していたといいます。いち早く情報を一元化し、スムーズな共有をするべく「Talknote」を導入することに。

【社内SNSの活用ポイント】

  • いいね!をもらった回数を社員ごとに毎月集計し、評価に組み込んだ
  • 他拠点のメンバーの状況を把握するべく、グループへの「日報」の提出を徹底した
  • 自社の飲食店と他社の飲食店を比較するべく「自店視察レポート」「他店視察レポート」を書くようにした

グループ機能をはじめ、いいね!機能によって会社全体のモチベーション向上につながった事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社オアシスライフスタイルグループ

【事例3】ケアプロ株式会社

ケアプロ株式会社

ケアプロ株式会社は、予防医療事業と在宅医療事業を展開する会社です。24時間365日対応の訪問看護ステーションなど、革新的な事業モデルやサービスを提供しています。

以前までメールとメッセンジャーで情報共有をおこなっていた同社。しかし、メールだと時系列がわかりにくく、メッセンジャーだと情報がクローズ化しやすいといった問題に悩まされていたそうです。業務をスムーズにするべく「Talknote」を導入することに。

【社内SNSの活用ポイント】

  • 利用者との個別グループを作成し、情報整理をおこなった
  • ケガの患部を写真で投稿することで、利用者さんが完治するまでを継時的に観察できるようにした
  • To Doを管理できる「タスク機能」によって、バックオフィス系のルーティン業務が効率化された

利用者とのグループ作成、患部の写真共有など、医療事業をおこなう会社ならではの事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例]ケアプロ株式会社

【社内SNS製品紹介】社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できる社内コミュニケーションツールです。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

またTalknoteでは、導入を検討する法人向けに「無料体験会」も実施。専任のコンサルタントによって、Talknoteの機能や活用事例について詳しい説明を受けられます。毎日開催(予約制)しているのでぜひ詳細をチェックしてみてください!

【参照】 [毎日開催/無料] Talknote無料体験会

社内SNS機能のまとめ

本記事では、社内SNSについて、以下の機能を中心にお伝えしてきました。

  • チャット機能
  • グループ機能
  • アップロード機能
  • いいね!機能
  • スタンプ機能

社内SNSには、社内コミュニケーションを活性化させるための機能が盛りだくさんです。メールや電話といった方法で情報共有をおこなっていて、イマイチ納得のいかない結果になってしまっている企業は、ぜひ社内SNSの導入を検討してみてくださいね。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。