【事例あり】社内SNS活用、社内コミュニケーション活性化の方法を徹底解説

「社内SNSをよりうまく活用したい」

そうお考えの経営者・人事の方は多いのではないでしょうか。社内コミュニケーション活性化のために重要な役割を担う社内SNS。せっかく社内にツールが定着しているのなら、より高みを目指したいところですよね。そこで今回は、社内SNSの活用方法を徹底解説します。

本記事のポイント

  • 社内SNS活用のポイントがわかる
  • 社内SNSの活用事例がわかる
  • 社内SNS以外の社内コミュニケーション活性化の方法がわかる

ぜひ今回の内容を参考に、さらなる社内コミュニケーション活性化にお役立てください。

失敗しない社内SNS活用のためのガイドライン

それでは、社内SNS活用のガイドラインを見ていきましょう。

社内SNS活用成功の3つのポイント

社内SNSの活用を成功させるには「3つ」のポイントがあります。

  1. 社内SNS利用時の「ルール」を決める
  2. 社員がメリットを感じられるようにする
  3. 業務の情報をオープン化させる

1つ目は「社内SNS利用時のルールを決める」ことです。たしかに社内SNSは便利ですがルールなしで運用すると、仕事とプライベートが混同したり、常連メンバーしか発言しなかったりと、チームに一体感が生まれません。そのため「業務と関係のない投稿はしない」「誰かが投稿したら必ず誰かが反応する」など、ルールを決めることが大切です。

2つ目は「社員がメリットを感じられるようにする」ということ。たとえば「他部署の社員とノウハウを共有することで学びを得られる」「自分の発言に対して経営陣がフィードバックをくれる」など。社員にとって学びや気づきがあるような運用を心がけましょう。

3つ目は「業務の情報をオープン化させる」ことです。いつでもどこでも情報共有ができるのは、社内SNSの大きなメリット。その強みを最大限活かすことが大切です。たとえば、業務における何気ない気づきを投稿するグループを作るなど、常に情報が共有できるような工夫をしてみましょう。

【関連】 社内SNSの目的とは?社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】

社内SNS活用で注意すべき3つのこと

続いて、社内SNS活用で注意すべきことをご紹介します。具体的には、以下の3つがあげられます。

  1. 既存ツールとのすみわけをハッキリさせる
  2. ”いつものメンバーだけ” の状態にしない
  3. ネガティブな投稿は避ける

まず1つ目は「既存ツールとのすみわけをハッキリさせる」ことです。すでにLINEやポータルサイトなどを利用している会社も多いはず。社内SNSを導入するときは、そうした既存ツールとの「すみわけ」をきちんと行います。たとえば「フォーマルな内容は社内SNS、インフォーマルな内容はLINE」など、場面に応じてツールを使い分けましょう。

2つ目の注意点は「 ”いつものメンバーだけ” の状態にしない」ということ。投稿に関してのルールを設けないと、「一部の社員しか発言しない」という現象が生まれてしまいます。それでは社内コミュニケーションは活性化しないので、グループを小分けにするなどの工夫が必要です。

3つ目は「ネガティブな投稿は避ける」ことです。そもそも社内SNSは、個人や組織のモチベーションを上げるために導入するものなので、不平や不満を投稿しては意味がありません。ネガティブな投稿ではなく、「頑張っている社員がいたらコメントやスタンプで応援する」など、良い報告は社員みんなで褒め合うようにしましょう。

【事例紹介】社内SNS活用事例3選

続いて、社内SNSの活用事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote」を導入し、社内コミュニケーションが活性化した事例をご紹介します。

【事例1】株式会社NO’s

株式会社NO's

株式会社NO’sは、「横浜家系ラーメン 吟家」を中心に、千葉エリアでフランチャイズ含め計29店舗を展開する会社です。「食でみんな笑顔に」という理念のもと飲食事業を展開しています。

これまで、すべての情報管理を「LINE」でおこなっていたという同社。しかし、チャットが流れたり、社員のプロフィール情報がわからなかったり、情報伝達に無駄があったといいます。そこでTalknoteを導入することに。

【社内SNS導入に成功したポイント】

  • Talknoteでのプロフィール設定を、顔写真や名前だけでなく「趣味」や「誕生日」まで入力することを徹底した
  • 「頑張っている社員がいたら、その様子を写真やコメントを添えて投稿する」というルールを決めた
  • 面白おかしい投稿専用の「くだらな部」というチャットグループを作り、社内コミュニケーションの円滑化をはかった

社員が楽しく働けるような「ルール」を決めたことで、社内コミュニケーションを活性化した事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社NO’s

【事例2】株式会社セキグチ

株式会社セキグチ

株式会社セキグチは、100年にわたってキャラクターのぬいぐるみ・人形・オルゴール・雑貨を製造販売する会社です。1974年に誕生したオリジナルキャラクター「モンチッチ」は、今や世界各国で販売されています。

新たなキャラクターや商品を生み出すために「アイデア」が欠かせない同社。これまではメールでの情報共有をおこなっていたため、アイデア発掘のための ”気づき” や ”ささいな体験” が共有できなかったといいます。そこでTalknoteを導入することに。

【社内SNS導入に成功したポイント】

  • 社内情報を全員で共有するために「非公開のグループは公開しない」というルールを決めた
  • 何気ない気づきや商品アイデアの共有を目的に「企画アイデアバンク」というグループを作成した
  • 商品開発を促進させるために、オンラインショッピングでのレビューを共有するグループを作成した

グループ作成におけるルール決めによって、オープンなコミュニケーションを実現した事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社セキグチ

【事例3】株式会社朝日広告

株式会社朝日広告

株式会社朝日広告は、求人広告をメインとした広告代理店。リクルートやマイナビといった大手媒体から全国の地方媒体まで、幅広い求人媒体を取り扱っています。

これまで、社内連絡を「メール」に統一していた同社。しかし、メールの通知量が膨大になるあまり、業務の進捗がわからないという問題があったそうです。社内における「報・連・相」をよりスムーズにしたいと考え、Talknoteを導入することに。

【社内SNS導入に成功したポイント】

  • 別拠点のメンバーとの距離を縮めるために「プロフィール写真」の設定を徹底した
  • 顧客との打ち合わせ結果を報告する「アポ報告」というグループを作成した
  • Talknoteのサンクス機能を使い、他の社員に対して「ありがとう」を送る習慣をつくった

プロフィール設定やグループ作成をはじめ、「サンクス機能」によって社内のコミュニケーションが盛り上がった事例です。

【参照】 [活用事例]株式会社朝日広告

社内コミュニケーション活性化の方法4つ

ここまで社内SNSの活用について見てきました。きっと社内SNSの活用を考えられる方の多くは、社内コミュニケーションを活性化させたいとお考えではないでしょうか。社内SNS以外にも、社内コミュニケーションを活性化させる方法はあります。そこで、なかでもオススメしたい方法を4つピックアップしました。

  1. 社内報
  2. 社員研修やイベント
  3. フリーアドレス制
  4. 社内通貨

1つ目は、社内専用のWebや冊子などの「社内報」です。すでに実施している企業も多いかと思います。社内報は王道ですが、社内コミュニケーション活性化における効果はてきめんです。会社からの情報発信によって、経営陣と社員のあいだにうまれる「認識のズレ」を防げます。導入のハードルも低いのでオススメです。

2つ目は「社内研修やイベント」です。社員研修と聞くと堅そうなイメージがありますが、座学ではなく、カジュアルな雰囲気でおこなうのがオススメ。服装を自由にしたり、懇親会のようなスタイルにしたり、さまざまな方法があります。

また、イベントを立てるのも良いでしょう。アウトドア系のイベントを企画したり、社内に部活動を作ったり。アクティブな活動を取り入れることで、社内の「横のつながり」が生まれ、社内コミュニケーションも大きく活性化するでしょう。

3つ目は「フリーアドレス制」です。フリーアドレス制とは、社員の席を固定せず、それぞれが自由な席で働ける制度のこと。この制度を取り入れることで、役職や部署に関係なく、社内のさまざまな人と話せます。

最後にあげるのが「社内通貨」です。給与以外の新たなインセンティブとして、社内通貨を導入する企業が増えています。文字どおり社内専用の通貨のことですが、お金というよりは「会社ならではのポイントシステム」といったイメージです。

社内通貨は社内SNSとの併用にもオススメ。たとえば、社内SNSのチャット内で重要な知識やノウハウを投稿した社員にポイントを与える、もっとも多くの「ありがとうスタンプ・コメント」を集めた社員にポイントを与える、といった使い方ができます。社員が貯めた通貨は、商品やサービスへの交換、現金への交換、ボーナスへの査定対象に含めるなど、自由に設定しましょう。

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【コラム】なぜ、重要? 社内コミュニケーションの重要性

そもそも、なぜ社内コミュニケーションが重要なのでしょうか? その理由はいくつかあります。

  1. 人材不足による採用難
  2. 働き方の多様化
  3. 一人ひとりのパフォーマンスを上げるのが最適

まず「人材不足による採用難」です。近年の採用は「売り手市場」となっており、多くの業界で人材不足が顕著にあらわれています。また、人材を集めるためには採用広告費をかけなければなりません。広告費を抑えたい企業にとってはかなりの痛手ですよね。

次に「働き方の多様化」があげられます。その代表例がリモートワークです。「社員が会社にいない」という状態が当たり前になっている企業も少なくないかと思います。社員同士のリアルなコミュニケーションが少なくなるからこそ、社内SNSなどを介した社内コミュニケーションが重要になるのです。

採用難と働き方の多様化。これらを乗り越えるためには、「すでに在籍している社員のパフォーマンスを上げる」ことが求められます。そのキッカケとして、社内コミュニケーションの活性化が重要になるわけです。

ほとんどの企業は、人材不足によって「一刻も早くこの状況から抜け出したい」と考えています。そんな現状を打破するためにも、「いち早く社内コミュニケーション活性化に着手できるかどうか」が大切なのです。

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【社内SNS製品紹介】エンゲージメントクラウド「Talknote」

エンゲージメントクラウドTalknote アイキャッチ画像

社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供しているエンゲージメントクラウド「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できる社内コミュニケーションツールです。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

またTalknoteでは、導入を検討する法人向けに「無料体験会」も実施。専任のコンサルタントによって、Talknoteの機能や活用事例について詳しい説明を受けられます。毎日開催(予約制)しているのでぜひ詳細をチェックしてみてください!

【参照】 [毎日開催/無料] Talknote無料体験会

社内SNS活用のまとめ

本記事では、社内SNSの活用について、以下のポイントを中心にお伝えしてきました。

  • 社内SNS利用時の「ルール」を決める
  • 社員がメリットを感じられるようにする
  • 業務の情報をオープン化させる

社内SNSの活用にあたっては、社員にとって「このツールがないとダメ」「ずっと使いたい」と思ってもらう必要があります。ルールをひとつ決めるだけでも、社内コミュニケーションの量や質は大きく変わってくることでしょう。「今よりもっと自社を成長させたい」とお考えの経営者・人事の方は、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。