【人事のための】リモートワーク導入時に検討すべきツール【事例あり】 アイキャッチ画像

「現在、リモートワークの導入を検討している」
「リモートワーク導入にあわせてツールも使いたい」
「便利なツールがあれば知りたい」

この記事はそんな方のための記事です。最近話題のリモートワークですが、あわせて考えておきたいのがリモートワークを円滑にする「ツールの導入」です。そこで今回は、リモートワーク導入時に検討すべきツールをご紹介します。

本記事のポイント

  • リモートワークにオススメのツールがわかる
  • リモートワークのセキュリティ機能がわかる
  • リモートワークの導入に成功した企業事例がわかる

どんなツールを導入するかで、リモートワークの質も大きく変わってくるでしょう。ぜひ本記事の内容を、自社のリモートワークのツール導入にお役立てください。

リモートワークにオススメのツール10選

それではさっそく、リモートワークにオススメのツールを見ていきましょう。今回は、とくに検討しておきたい10のツールをピックアップ。自社のリモートワーク導入時に、ぜひご参考ください。

勤怠管理

1. ワンクリックで着席・退席の表示ができる「F-Chair+」

F-Chair+(エフ チェア プラス)は、株式会社テレワークマネジメントが提供する勤怠管理サービスです。「在宅勤務だとなかなか作業に集中できない」という人に向けて、自己管理のサポートをしてくれます。

【F-Chair+の特徴】

  • ワンクリックで着席・退席を表示
  • 作業中はPC画面を自動撮影
  • 労働時間はタイムバー形式で表示
  • 残業時はタイムバーの色が変化

注目すべきは「作業画面の自動撮影」です。自分の顔がキャプチャされるため、まるでオフィスにいるような緊張感のもと仕事ができます。

【参照】 F-Chair+

2. スマホ上で打刻ができる「KING OF TIME」

株式会社ユーマンテクノロジーズが手がける勤怠管理クラウドサービス「KING OF TIME(キング オブ タイム)。月額300円で打刻が管理できるサービスです。PCやスマートフォン上で簡単に勤怠管理ができます。

【KING OF TIMEの特徴】

  • 勤務状況をリアルタイムで把握(複数拠点でも可)
  • 残業時間をPCやスマートフォンで「見える化」
  • 残業申請も端末から可能
  • 有給休暇や休暇取得の管理
  • 給与ソフトとの連携

社員の勤怠状況を把握できるだけでなく、給与ソフトと連携できるのも強みのツール。勤務時間、残業時間もスムーズに計算できるでしょう。

【参照】 KING OF TIME

ビデオ通話

3. 100人以上でのビデオ通話ができる「Zoom」

最近ユーザー数が爆発的に増えている「Zoom(ズーム)」は、企業向けのWeb会議サービスです。大人数のビデオ通話ができるのが特徴で、無料版でも100人が参加できます。

【Zoomの特徴】

  • ホストのアカウントだけで接続可能
  • ゲストはアプリをダウンロードするだけ
  • 無料版でも100人が参加可能
  • 参加者ごとにグループを作ることも可能
  • 動画・音声の保存も可能

Zoomの魅力は、何といっても「利便性」です。ホストのミーティングIDさえあれば、ゲストはすぐに参加できます。「今までビデオ通話をしたことがない」という方でもすぐに馴染めるでしょう。

【参照】 Zoom

4. アカウント・アプリなしでビデオ通話ができる「Lite FreshVoice」

2019年にリリースされたサービス「Lite FreshVoice」。PCやタブレット端末上でURLを共有するだけで、複数拠点でのビデオ通話が可能です。

【Lite FreshVoiceの特徴】

  • アカウントやアプリなしで利用可能
  • マルチデバイスに対応
  • 最大5拠点でのWeb会議が可能
  • 画像や文書の共有も可能
  • 会議内容の録音・録画も可能

一般的なWeb会議サービスとは異なり、Lite FreshVoiceでは「アカウント」や「アプリ」は必要ありません。マルチデバイスにも対応しているため、その利便性は抜群です。

【参照】 Lite FreshVoice

ファイル共有

5. Googleが提供するクラウドサービス「Googleドキュメント・スプレッドシート」

世界最大の検索エンジンサービスを運営する「Google」が提供する「Googleドキュメント・スプレッドシート」。Googleドキュメントは「文書作成ツール」、Googleスプレッドシートは「表計算ソフト」となっています。どちらもクラウド上での利用が可能です。

【Googleドキュメント・スプレッドシートの特徴】

  • 複数人で同時編集ができる
  • 「閲覧のみ」「編集」など公開範囲を指定できる
  • オフラインでも編集可能
  • 無料で使える

それぞれ「クラウド版のWordとExcel」と考えるとわかりやすいでしょう。自由な閲覧、編集によって、スムーズな情報共有が可能となります。

【参照】 Googleヘルプ | Googleドキュメントの使い方

【参照】 Googleヘルプ | Googleスプレッドシートの使い方

6. オンラインストレージの定番「Dropbox」

Dropboxは、インターネット上でデータを保管できる「オンラインストレージ」に特化したサービスです。これまで個人向けのイメージが強かったDropboxですが、今ではビジネス版の「Dropbox Business」の運営もおこなっています。

【Dropboxの特徴】

  • フォルダに入れるだけでデータが自動保存される
  • 無料プランでは2GBまで保存可能
  • 「Dropbox Pro」にグレードアップすると1TBまで保存可能(有料)
  • 30日間のバージョン履歴の保存

たとえば、部署やプロジェクトチームごとの「共有フォルダ」を作成することで、メンバー全員が最新のファイルにアクセスできます。いつでも・どこでもデータを共有できるため、情報伝達もスムーズになるでしょう。

【参照】 Dropbox

コミュニケーションツール

7. 生産性向上を狙える「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

7つ目のツールとして、弊社が提供するツール「Talknote(トークノート)」をご紹介させてください。Talknoteは社内SNSで、今では約1,000社の企業様にご利用いただいています。

【Talknoteの特徴】

  • スムーズなチャットが可能な「メッセージ機能」
  • チームや部署など自由にグループを作成できる「グループ機能」
  • 「誰に」「どんな」業務を依頼したのか一目でわかる「タスク機能」
  • 社員のアクセス頻度や投稿量を解析する「アクションリズム機能」
  • 社員のログイン時間をもとに睡眠時間の検知ができる「オーバーワーク機能」
  • 細かいニュアンスを伝えられる「スタンプ機能」
  • 好きな投稿・価値ある投稿に「いいね!」ができる「いいね!機能」

上記のように多様な機能が揃っていますが、基本的にはメッセージ、グループ、タスク機能の3つが軸となっているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。

「社内コミュニケーション活性化させたい」と考えている会社様には、きっとお役に立てるはずです。

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・テレワークで起きている問題について相談したい方
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8. 大手LINEが展開するコミュニケーションツール「LINE WORKS」

大手SNS「LINE」を運営するワークスモバイルジャパン株式会社が展開している社内コミュニケーションツール「LINE WORKS(ラインワークス)」。

通常のLINEと同じインターフェースとなっているため、「LINEのビジネス版」と捉えるとわかりやすいでしょう。

【LINE WORKSの特徴】

  • LINEおなじみの「スタンプ機能」
  • LINEと同じ感覚で使えるUI
  • 掲示板・カレンダー・アンケート機能
  • 安全性の高い「日本国内のデータセンター」からサービスを提供
  • PCやスマホなどの端末紛失時のアカウント削除機能

トーク画面やスタンプ機能が通常版LINEとほとんど変わらないため、プライベートでLINEを使っている場合、ツールの切り替えがスムーズに進むのがメリットのひとつです。

社内コミュニケーションツールの導入に抵抗がある、いち早くツールを会社に浸透させたい、と考えている企業にはオススメといえるでしょう。

【参照】 LINE WORKS

ビジネスチャット

9. スムーズなチャットが魅力の「Chatwork」

日本国内で多くのユーザーをもつビジネスチャットツール「Chatwork(チャットワーク)」。

同ツールを運営するChatwork株式会社では、「すべての人に、一歩先の働き方を」というビジョンを掲げており、ツール内でもユーザーが楽しく創造的に働けるような工夫がなされています。

【Chatworkの特徴・機能】

  • PCだけでなくタブレット・スマートフォンにも対応
  • 相手に「To」を付けてメッセージを送れる「メンション機能」
  • 社内外に関係なくグループを作成可能
  • メッセージの削除機能
  • 複数のプロジェクトでも容易に管理できる「タスク管理機能」
  • 過去のチャットを探せる「一括検索機能」
  • 画像や動画・書類ファイルの共有機能
  • ビデオ・音声通話機能

Chatworkには、チャットだけでなくビデオや音声通話、タスク管理機能まで、リモートワークを円滑にする機能が勢ぞろいしています。

【参照】 Chatwork

10. チャットツールの定番中の定番「Slack」

アメリカに拠点を置くスラック・テクノロジーズが展開する社内コミュニケーションツール、Slack(スラック)。

チームのメンバーが自然に集まり、一緒に働くワークスタイルをサポートする機能が充実しています。あたかも「対面」で話しているかのように効率的な、オンラインコミュニケーションが可能です。

スラックにおけるメッセージのやり取りは「ワークスペース」や「チャンネル」というスレッドにておこなわれます。

【Slackの特徴】

  • 組織単位でグループをつくれる「Slackワークスペース」
  • プロジェクト単位でグループをつくれる「チャンネル」
  • 共通チャンネルの利用によって社外の人とも気軽に話せる
  • 過去のチャット内容も検索可能
  • 他アプリとの連携
  • 音声通話やビデオ通話

Slackはリモートワークの「ハブ」ともいえるツールです。社内での利用はもちろんですが、社外とのやり取りも最適化されているのが強みといえるでしょう。会社だけでなく、フリーランスからも多くの支持を集めています。

【参照】 Slack

リモートワークのセキュリティ対策について

リモートワークを利用する上で忘れてはならないのが「セキュリティ対策」です。安全にリモートワークを実施できるよう、以下のポイントを意識しましょう。

  1. クラウドサービスは「セキュリティ機能付き」を選ぶ
  2. 社内システムのアクセスを制限する
  3. 端末の盗難・紛失の対策をする

リモートワークの実施にあわせて、クラウドサービスを導入するケースが多いかと思います。その際には「セキュリティ付き」のサービスを選ぶのがオススメです。

気軽にやり取りができるチャットツールでは「第三者」に情報が漏れてしまうケースも。自分たちでゼロからセキュリティ対策をすることも大切ですが、最初からツール自体にセキュリティ機能が充実していれば、なお安心できるでしょう。

何よりも守らなければならないのが「社内システム」です。社内からのアクセスなら安心ですが、リモートワークなど「オフィス外からのアクセス」は要注意。

通信内容が盗み見されたり、改ざんされたりするケースがあります。それらを防ぐためにも、アクセス制限はきちんとおこなっておきましょう。

また「端末の盗難・紛失対策」も抜かりなくおこないましょう。社員個人の端末を使っている場合、ロックがかかっていないこともあるのではないでしょうか。端末やアプリにロックがかかっていない、つまり「ずっとログインされたままの状態」は非常にリスキーです。

そうしたトラブルを防ぐためにも、パスワードやコードを設定する「アプリロック機能」などを活用し、端末を失くした場合でも、第三者に情報を見られるリスクを回避しましょう。

【事例】リモートワーク導入事例

それでは最後に、テレワークを導入した企業の事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talkonote(トークノート)」を導入し、テレワークに成功した企業をピックアップ。ぜひ自社のテレワーク導入にもお役立てください。

株式会社チェンジウェーブ

株式会社チェンジウェーブ

株式会社チェンジウェーブは、「本質とリアルをとらえた変革を 確実に起こす」というミッションのもと、企業の経営戦略や組織の変革、リーダー育成、ダイバーシティ推進などに関する事業をおこなう会社です。

2016年には総務省が主催する「テレワーク先駆者百選」にも選ばれています。

同社では、子育てと仕事を両立させている「ワーキングマザー」が全メンバーの9割だといいます。

以前よりテレワークを実施していたものの、情報共有はいつもメールor電話。しかし、メンバーが増えたことをキッカケに、多くのメンバーで情報共有・決定ができる場が必要だと考え、「Talknote」を導入することに。

【効果・ポイント】

  1. オンラインコミュニケーション円滑化によって、意思決定にかかる時間が大幅に短縮され、業務スピードが早くなった
  2. さまざまな情報が「Talknote」に一元化されたことで、オフィスに人がいなくてもプロジェクトが進むようになった
  3. 場所や時間にとらわれない働き方がより整備され、多様性を活かした人材を採用できるようになった

オフィスに人がいなくても仕事が勝手に進むようになったことで、Talknoteは「仮想オフィス」とも呼ばれるように。テレワークと社内SNSの相性がバッチリ合った事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社チェンジウェーブ

【まとめ】人事のためのリモートワークツール

本記事では、「リモートワーク導入時に検討すべきツール」を中心にお伝えしてきました。

【オススメのツール】

  1. ワンクリックで着席・退席の表示ができる「F-Chair+」
  2. スマホ上で打刻ができる「KING OF TIME」
  3. 100人以上でのビデオ通話ができる「Zoom」
  4. アカウント・アプリなしでビデオ通話ができる「Lite FreshVoice」
  5. Googleが提供するクラウドサービス「Googleドキュメント・スプレッドシート」
  6. オンラインストレージの定番「Dropbox」
  7. 生産性向上を狙える「Talknote」
  8. 大手LINEが展開するコミュニケーションツール「LINE WORKS」
  9. スムーズなチャットが魅力の「Chatwork」
  10. チャットツールの定番中の定番「Slack」

ひとくちに「リモートワーク向けのツール」といっても、ビジネスチャット系からビデオ通話系、勤怠管理系、ファイル共有系など多種多様ツールがあります。

今回ご紹介したツールは、どれも便利なものばかりです。ツールによっては「お試し利用」を提供しているものもあるので、実際に試してみるのも良いでしょう。ぜひ本記事の内容を参考に、自社のテレワークに合わせたツールを導入しましょう。