人事のためのテレワーク導入手順・プロセス【導入事例あり】 アイキャッチ画像

「近々テレワークの導入を検討している」
「実際に導入するまでのプロセスがわからない」
「テレワークの具体的な導入手順を知りたい」

この記事はそんな方のための記事です。昨今、働き方改革や東京オリンピックの開催、新型コロナウイルスの感染拡大にともないテレワークを導入する企業が急激に増えています。そこで今回は、「テレワーク導入の手順」について詳しく解説していきます。

本記事のポイント

  • テレワークの導入手順・プロセスがわかる
  • テレワーク導入時に生まれる課題の解決策がわかる
  • テレワーク導入に成功した企業の事例がわかる

見切り発車でいきなり全社的にテレワークを導入するのではなく、まずは手順やプロセス、事例をしっかりと押さえておきましょう。

【全体像】テレワーク導入手順・プロセス

「早速テレワークを導入しよう!」と思っても、何から手を付けていいか分からない、という方も多いかと思います。そこで、まずは「テレワーク導入手順・プロセスの全体像」を掴んでおきましょう。とくに気をつけるべきポイントは、以下の3つです。

  1. 「人事・労務」の観点
  2. 「ICT」の観点
  3. 「実施」の観点

「人事・労務」の観点

社内にテレワークを根付かせるためには、「社員がテレワークに適応できる労働環境」を作っておく必要があります。オフィスに社員がいなくても業務が進むようなルールを、人事・労務で整備しておきましょう。

「ICT」の観点

システムやツールの整備も重要です。テレワークではPCやタブレットを使います。社員がより安全で快適にテレワークができるよう、ICTのシステムやツールを整備しておきましょう。

「実施」の観点

「どのようにテレワークを定着させるか?」という視点を持つこと。テレワークを導入させるだけでなく、全社的に根付かせるために、どのような体制やルールが必要か考えておきましょう。

テレワーク導入のプロセスは?

テレワーク導入のプロセスは以下のとおり。

  1. テレワークの導入目的を明確にする
  2. 会社としての方針を決める
  3. 具体的なルールを決める
  4. ICT環境をつくる
  5. セキュリティ対策をする
  6. テレワークを導入する
  7. 評価と改善をする

テレワークの導入は、大きく7つのステップにわかれます。以下の章で詳しく解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

ステップごとに解説! テレワーク導入手順・プロセス

前章では、テレワーク導入の「全体像」についてみてきました。ここでは7つのステップについて、それぞれ詳しく解説していきます。

ステップ1. テレワークの導入目的を明確にする

まずは、テレワークを導入する目的を明確にしましょう。

「テレワークを取り入れることで、どんな効果を得たいか?」という視点に立ち、目的を明文化しておくのがオススメ。

しかし、必ずしも1つの目的に絞る必要はありません。長時間労働を削減したい、社員の生産性を高めたい、オフィスコストを削減したいなど。企業によって目的はさまざまかと思います。

達成したい目的を明確にすることで「今やるべきこと」も見えてくるでしょう。

ステップ2. 会社としての方針を決める

次に、「会社としての方針」を決めましょう。

先ほどの「テレワークの導入目的」をはじめ、実施部門や対象者、対象業務などを盛り込んだ「基本方針」を定め、全社で共有します。

方針を決めるにあたっては、労使(労働者と使用者)でしっかりと協議することが大切です。

ステップ3. 具体的なルールを決める

基本方針が定まったら、具体的なルールを決めましょう。決めるべきことは以下の3つです。

  1. テレワークの実施範囲 → 対象者、対象業務、テレワーク頻度の決定など
  2. 労務管理制度の確認 → 就業規則、労働基準法、テレワーク実施の申請と承認、労災保険など
  3. 導入のための教育・研修 → テレワークの必要性、業務体制、ツール操作についての理解を促す

上記のように、決めるべきルールはたくさんあります。労務管理の見直しはもちろん、社員への教育も重要です。社員の不安をやわらげるためにも、「テレワーク導入後の業務体制」はしっかりと共有するようにしましょう。

ステップ4. ICT環境をつくる

テレワークを導入するには、ICT環境の整備が必須です。

テレワークの形態によって、デバイスやシステム方式も異なります。リモートデスクトップ方式やクラウド型アプリ方式、会社PCの持ち帰り方式など、ざまざまな選択肢があるでしょう。

詳しい内容については下記を参照ください。自社に合ったデバイス、システム方式を選びましょう。

【参照】 厚生労働省 | テレワークではじめる働き方改革(p.69〜)

ステップ5. セキュリティ対策をする

ICT環境の構築にあわせて「セキュリティ対策」も重要となります。

【セキュリティ対策の流れ】

  1. セキュリティガイドラインの作成
  2. セキュリティ・情報管理ルールの策定
  3. ガイドラインとルールの遵守・浸透

【技術的なセキュリティ対策】

  • アクセスの管理・制限
  • 暗号による管理(HDD暗号化、キュアコンテナなど)
  • 運用のセキュリティ(電子データの原本保存、ウイルス対策ソフトの導入など)
  • ネットワークのセキュリティ(安全な回線を選ぶ、サーバ証明書の取得など

社内情報を漏洩させないためにも、万全のセキュリティ対策をおこないましょう。

ステップ6. テレワークを導入する

これまでご紹介した一連の準備ができたら、いよいよテレワークの導入です。

ステップ7. 評価と改善をする

テレワークを実施したら、評価と改善をおこないましょう。

テレワーク導入後の業務量の変化、顧客への対応、オフィスコスト、人材確保、社内のコミュニケーションなど、振り返るべき項目はたくさんあります。詳しい内容については下記を参照ください。

【参照】 厚生労働省 | テレワークではじめる働き方改革(p.90〜)

評価を受けたら改善点を考えましょう。現状を維持するのか、あるいはテレワークの規模を縮小して継続するのか、さらなる拡大を実施するのか、といった今後の方針を検討します。

テレワークの導入課題の解決策とは?

テレワーク導入には課題があるといわれています。具体的には以下のとおり。

  • 社員へのマネジメントが難しい
  • 社内になかなか根付かない
  • テレワークができる仕事が少ない
  • 社員の生産性が下がってしまう

このような課題はあるものの、「解決策」を知っていれば大丈夫です。テレワーク導入の課題を乗り越えるためにも、以下のポイントを意識してみましょう。

  1. 管理職に対して経営陣がマネジメントする
  2. トライアル期間を設ける
  3. 今の仕事をどうテレワーク化させるか考える
  4. メディアに露出して社外からの評価を受ける

管理職に対して経営陣がマネジメントする

1つ目は「経営陣がマネジメントする」ことです。

テレワーク実施にあたって、「マネジメントが難しい…」と悩みを抱えている管理職も少なくありません。そこで、まずは経営陣からテレワークを呼びかけることが大切です。

たとえば、管理職に対するワークショップを実施する、テレワークを実施しにくい部署に対して試験的な導入をおこなう「テレワークデイズ」のプロモーションをおこなう、などがあげられます。

トライアル期間を設ける

いきなり全社的にテレワークを導入しても、なかなか根付かないこともあります。

そこで「お試し期間」として、まずは一部のメンバーだけでテレワークを導入してみるのがオススメ。

「管理職だけ」や「○○の部署だけ」など、メンバーを限定すれば、仮に失敗してもリスクを最小化できます。トライアル期間がうまくいけば、あとは徐々に規模を大きくしましょう。

今の仕事をどうテレワーク化させるか考える

ひとくちにテレワークといっても、すべての業種・部門でスムーズに導入できるわけではありません。

インターネットを使ったサービスなら問題ありませんが、製造業や接客業など「現場に人手を必要とする業種」にとって、テレワーク導入は難しいかと思います。

全社員が同時にテレワークをおこなうのは難しいかもしれませんが、シフトの配分を考えたり、テレビ電話を使ってミーティングをおこなったりと、工夫できる点はあります。「どうすれば今の仕事をテレワーク化できるか?」を考えてみましょう。

メディアに露出して社外からの評価を受ける

国内においてテレワークはまだまだ導入率が低いのが現状です。

そのため社外からの評価がないと、管理職やメンバーも「自分たちが取り組んでいることは正しいのか?」と不安になってしまうことも。

そのような社員の不安を取り除くためにも、「テレワークを実施している会社」として積極的にメディアに露出し、社外からのポジティブな評価を受けることが大切です。

【事例】テレワーク導入事例

それでは最後に、テレワークを導入した企業の事例をみていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talkonote(トークノート)」を利用し、テレワークの導入に成功した企業をピックアップ。ぜひ自社のテレワーク導入にもお役立てください。

株式会社チェンジウェーブ

株式会社チェンジウェーブ

株式会社チェンジウェーブは、「本質とリアルをとらえた変革を 確実に起こす」というミッションのもと、企業の経営戦略や組織の変革、リーダー育成、ダイバーシティ推進などに関する事業をおこなう会社です。

2016年には総務省が主催する「テレワーク先駆者百選」にも選ばれています。

子育てと仕事を両立させている「ワーキングマザー」が全メンバーの9割であることから、以前よりテレワークを活用していた同社。情報共有は「メール」「電話」がメインだったそう。しかし、メンバーが増えたことをキッカケに、多くのメンバーで情報共有・決定ができる場が必要だと考え、「Talknote」を導入することに。

【効果・ポイント】

  1. ツール上でのコミュニケーションが円滑になったことで、意思決定にかかる時間が大幅に短縮された
  2. 場所や時間にとらわれない働き方がより整備され、多様性を活かした人材を採用できるようになった
  3. 些細な情報も「Talknote」に集約するようになったことで、オフィスに人がいなくてもプロジェクトが進むようになった

スムーズな情報共有や「サンクス機能」によって、お互いの信頼関係が深まり、チーム力が向上した事例といえます。オフィスに人がいなくても仕事が勝手に進むようになったこととで、Talknoteは「仮想オフィス」とも呼ばれるように。テレワークと社内SNSの相性がバッチリ合った事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社チェンジウェーブ

社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できます。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

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【要点まとめ】テレワークの導入手順

本記事では、テレワークの導入手順について、以下のポイントをお伝えしてきました。

【テレワーク導入の手順】

  1. テレワークの導入目的を明確にする
  2. 会社としての方針を決める
  3. 具体的なルールを決める
  4. ICT環境をつくる
  5. セキュリティ対策をする
  6. テレワークを導入する
  7. 評価と改善をする

【テレワーク導入時の課題と解決策】

  • 社員へのマネジメントが難しい → 管理職に対して経営陣がマネジメントする
  • 社内になかなか根付かない → トライアル期間を設ける
  • テレワークができる仕事が少ない → 今の仕事をどうテレワーク化させるか考える
  • 社員の生産性が下がってしまう → メディアに露出して社外からの評価を受ける

テレワークの導入には「テレワークを導入してどんな効果を得たいのか?」という目的を明確にしつつ、ルール決め、ICT環境やセキュリティ対策をおこないましょう。

テレワーク導入後に課題も見えてきた場合は、ぜひ今回お伝えした「解決策」を実践してみてはいかがでしょうか。