社内SNSの導入に失敗しないために!事前に知っておきたいポイントの全てを解説【事例あり】 アイキャッチ画像

「社内SNSの導入を検討している」
「社内SNSを導入したいが、失敗したくない…」
「失敗しない方法をあらかじめチェックしておきたい」

このようにお考えの経営者・人事の方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、「社内SNSの導入に失敗しないためのポイント」を徹底解説します。

本記事のポイント

  • 社内SNS導入に失敗してしまう理由がわかる
  • 社内SNSの活用・定着方法・ルールがわかる
  • 社内SNSを活用している企業の事例を学べる

社内SNSの導入に失敗してしまうのには、必ず「失敗する理由」があります。そこで、あらかじめ「失敗しない方法」を学んでおくことで、失敗へのリスクを最小限にできるのです。ぜひこれからご紹介する内容を、自社の社内SNS導入にお役立てください。

企業が社内SNS導入に失敗してしまう5つの理由

社内コミュニケーションの活性化、スムーズな情報共有…など、社内SNSには多くのメリットがあります。そのようなメリットに惹かれて社内SNSを導入する企業も多いですが、うまくいかず失敗してしまうケースも少なくありません。

では一体、なぜ社内SNSの導入に失敗してしまうのでしょうか? その理由を見ていきましょう。

仕事とプライベートが区別できなくなる

社内SNSでは、いつでも・どこでも情報共有ができるため、仕事とプライベートが混同してしまうケースが多いのです。スマートフォンに社内SNSのアプリを入れていると、勤務時間外でもついついチェックしてしまいます。

逆に、プライベートな話題を社内SNSに持ち込んでしまうケースも。公私混同すると、かえって社員の生産性が下がってしまう可能性もあるため、ある程度ルールを決めておく必要があるでしょう。

常連メンバーしか発言しない

「気づけば常連メンバーだけで盛り上がっていて、社内SNSをまったく活用できていない…」といったケースです。ツールの導入から一定期間が経つと「いつもトークに参加するメンバー」と「あまり発言しないメンバー」に分かれてしまうことも。

そのため、「グループを小分けにする」「いいね!を押して反応する」などルールを決め、全員が参加できるような工夫をしましょう。

いきなり導入して「何をすればいいかわからない」状態になる

社内SNSをいきなり導入したことで、社員が「何をすればいいかわからない」状態になってしまうケースです。ツールの使い方や目的など、何の説明もなしに社員に丸投げしても社員は困ってしまいます。それでは定着しませんよね。

社内SNSを全社的に定着させるためには、まずは一部で試験的に使ってみる、説明会をおこなう、などの取り組みが必要でしょう。

経営陣・上司からのプレッシャー

社員は「経営陣や上司からの目」を気にしています。これは社内SNSにおいても同様です。上司がチャットに参加したり、積極的にアドバイスをしたりすることで、社員はプレッシャーを感じてしまいます。

社員は「自分の意見が否定されたらどうしよう」「期待に応えないといけない」というネガティブなことを考え、なかなか発言できなくなるのです。上司が過剰に干渉すると、社内SNSの強みである「社内コミュニケーションの活性化」も生まれないでしょう。

目的が明確になっていない

そもそも「何のために社内SNSを導入するのか?」がない、もしくは明文化されていなければ、定着は難しいといえるでしょう。

「社内コミュニケーションを活性化させて仲の良い職場をつくりたい」「業務効率を上げて労働時間を減らしたい」など、企業によって目的はさまざま。社内SNSを定着させるためにも、まずは目的を定めましょう。

社内SNSの3つの目的

先述したように、社内SNSの導入に成功するためのカギともいえるのが「目的」の明確化です。事実、目的なく社内SNSを導入し、失敗してしまった企業も多くあります。目的を定めておくことで、達成までのプロセスも明確になるのです。

  1. 社内コミュニケーションの活性化
  2. 社内情報の視覚化
  3. タスク管理の容易化

社内コミュニケーションの活性化

社内で起こる問題のほとんどは、コミュニケーション不足が原因といわれています。コミュニケーションが少ないと、情報共有の機会も減ってしまい、社員同士に「認識のズレ」が生まれてしまうのです。

社内コミュニケーションを活性化させることは、社員のモチベーション向上、組織力アップにもつながるでしょう。そのキッカケとして社内SNSは重要な役割を果たすのです。

社内情報の視覚化

社内SNSの目的として「社内情報の視覚化」もあげられます。紙や電話、メールでの情報共有でも問題はありませんが、それだと「言った言わない問題」「情報漏れ」などが起こる可能性が高いでしょう。

一方の社内SNSは、チャット上に「話した内容」がすべて残ります。しっかりと履歴が残る上に、セキュリティ面もバッチリです。

タスク管理の容易化

社内SNSは、社内コミュニケーションや情報共有だけでなく「タスク管理」においても力を発揮します。

ツールに備わっている「タスク管理機能」によって、自分がやるべき業務を記録することができるのです。業務の効率化だけでなく、コミュニケーションロス防止にも役立ちます。

失敗しない社内SNS活用・定着方法、ルール等について解説

前章までは、社内SNSの導入に失敗してしまう理由や、社内SNSの3つの目的などをみてきました。このセクションでは、失敗しない社内SNSの具体的な活用・定着方法・ルールについて詳しく解説していきます。

社内SNSの効果を最大限発揮させるためにも、以下のノウハウを押さえておきましょう。

社内SNS活用のポイント

社内SNSを活用するためには、以下の「3つのポイント」を覚えておきましょう。

  1. 社員がメリットを感じられるようにする
  2. 業務の情報をオープン化させる
  3. 社内SNS利用時の「ルール」を決める

たしかに社内SNSにはさまざまな便利機能がそろっていますが、それを使うのは「社員」に他なりません。そのため、社内SNSを活用・定着させるためには、社員がメリットを感じられるような工夫をする必要があります。

また、社内SNSの強みである「いつでも・どこでも情報共有ができる」を活かすためにも、情報は常にオープンにしておくのが吉。そうすることで、社員同士の「認識のズレ」を防ぐことができます。

社内SNSには便利な機能がそろっています。しかし、「ルールなし」で運用すると、かえって社員の生産性が下がってしまうでしょう。従業員エンゲージメントを保つためにも、ルールを明文化しておくのがオススメです。

【関連】 【事例あり】社内SNS活用、社内コミュニケーション活性化の方法を徹底解説

社内SNSの定着方法は?

社内SNSは、導入するだけでなく「定着」させてこそ意味があります。では一体どのような工夫をすれば良いのでしょうか。その具体的な方法を見ていきましょう。

  1. ポジティブに利用される工夫をする
  2. 使いやすいツールを選ぶ
  3. 経営陣・上司が干渉しすぎない

社内SNSを定着させるためには、「チャットが常にポジティブである」ことが大切です。

不平不満、愚痴などのネガティブな投稿ばかり続けると、チーム全体の雰囲気が悪くなってしまいます。チャット上では「誰かの投稿に必ずいいね!を押す」など、ポジティブな雰囲気づくりを心がけましょう。

その社内SNSが「使いやすいかどうか?」も重要です。多くの企業は、若手社員から年配社員まで幅広いメンバーが在籍しているかと思います。全社に社内SNSを定着させるには、どの年代でも使いこなせるツールを選ぶことが大切です。

また、経営陣や上司がチャットに参加しすぎると、社員も発言しにくくなってしまいます。社員にのびのび働いてもらうためにも、経営陣は社内SNSでの発言に対して慎重になるのが吉。あまり干渉しすぎないようにしましょう。

【関連】 失敗しない社内SNS定着のためのガイドライン【事例あり】

社内SNSの「10のルール」とは?

この章の冒頭でご紹介したように、社内SNSを活用・定着させるためには「ルール」を設ける必要があります。なかでも押さえておきたい「10のルール」をご紹介するので、ぜひ自社の社内SNS活用にもお役立てください。

  1. チャットの利用時間を決める
  2. 所属や実名を明記する
  3. メッセージの返信について明文化する
  4. ファイル共有の権限も明確に決めておく
  5. 勤務時間内に他のツールは使わない
  6. 一部で試験的に社内SNSを使ってみる
  7. 丁寧すぎる挨拶はしないようにする
  8. 導入の目的を明確にする

社内SNSには、いつでも・どこでもアクセスできるがゆえに「公私混同しやすい」というデメリットがあります。そのため、利用時間やメッセージの返信、他のツールとの併用については明文化しておくのがオススメ。

挨拶文を投稿するときも、「お世話になっております。本日は〇〇の件で〜」といった堅苦しい前置きはしないのが吉。社内SNSの強みである「スピード感」を阻害してしまいます。チャットでは、堅すぎずフランクすぎないコミュニケーションを心がけましょう。

セキュリティのために、チャットルームやファイル共有の「アクセス権限」を決めておくことも重要です。社内情報を守ることを念頭におきながら、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。

また、組織の規模が大きい場合は、「一部で試験的に導入してみる」のがオススメ。

そもそも、経営陣・幹部陣がツールを理解していない状態で全社的に導入しても、社員もどうしていいかわからなくなります。スムーズに導入・定着させるためにも「まずはマネジメント層だけ」など、一部で使ってみるのが良いでしょう。

【関連】 社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説【事例あり】

社内SNSのセキュリティ面について解説

社内SNSを使っていく上で気をつけたいのが、セキュリティ面です。インターネットを使っている以上、データ喪失や情報漏れのリスクがつきまといます。それらを防ぐためにも、以下のポイントを確認しておきましょう。

  1. SSL暗号化がされているか?
  2. セキュリティに強いデータセンターが使われているか?
  3. アクセス制限がされているか?
  4. 端末・アプリそのものにロックをかけられるか?
  5. 発言の取り消しができるか?

まず、社内情報やパスワードを守るためにも「SSL暗号化」は必須といえるでしょう。ブラウザとサーバー間の通信を暗号化することで、ユーザー以外の第三者による侵入を防いでくれます。

また、セキュリティに強いデータセンターが使われているかもチェックしておきたいポイントです。

そして、PCやスマホなど「端末からのアクセス制限」も重要です。IPアドレスの制限や端末そのものにロックをかけることで、第三者からの不正アクセスを防ぎます。

社内SNSのセキュリティにおいては、「発言の取り消しができるかどうか?」も重要なポイントのひとつ。同機能があることで、もし機密情報などを誤送信してしまってもすぐにトークを消すことができます。情報の拡散をいち早く防げるのです。

【関連】 社内SNSのセキュリティについて徹底解説【導入・運用で失敗しないために知っておこう】

【事例】社内SNS活用事例

続いて、実際に社内SNSを活用している企業の事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote(トークノート)」を導入・活用している企業をピックアップ。これから社内SNSを導入しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

【事例1】株式会社セキグチ

株式会社セキグチ

株式会社セキグチは、100年にわたってキャラクターのぬいぐるみ・人形・オルゴール・雑貨を製造販売する会社です。1974年に誕生したオリジナルキャラクター「モンチッチ」は、今や世界各国で販売されています。

新たなキャラクターを生み出し続けるためには「アイデア」が必須。しかし同社では、これまでメールでの情報共有をおこなっていたため、アイデア発掘のための ”気づき” や ”ささいな体験” が共有できなかったといいます。

新たなアイデアを発掘し、クリエイティブな環境を整えるべく「Talknote」を導入することに。

【社内SNSの活用ポイント】

  1. 「非公開のグループは作成しない」というルールを決め、社内情報を「見える化」した
  2. 「企画アイデアバンク」というグループを作成し、何気ない気づきやアイデアをいつでも共有できるようにした
  3. 商品開発を促進させるために、オンラインショッピングでのレビューを共有するグループを作成した

グループ機能の活用によって、社内情報を「見える化」し、新たなアイデアが生まれやすい環境をつくった事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社セキグチ

【事例2】株式会社NO’s

株式会社NO's

株式会社NO’sは、「横浜家系ラーメン 吟家」を中心に、千葉エリアでフランチャイズ含め計29店舗を展開する会社です。「食でみんな笑顔に」という理念のもと飲食事業を展開しています。

これまで「LINE」で情報共有をおこなっていたという同社。しかし、「チャットが流れる」「社員のプロフィール情報がわからない」など、多くのコミュニケーションロスに悩まされていそう。

そのような問題を解決し、社内コミュニケーションを円滑にするべく「Talknote」を導入することに。

【社内SNS活用のポイント】

  1. 「頑張っている社員がいたら、その様子を写真やコメントを添えて投稿する」というルールを決めた
  2. 社内コミュニケーションを盛り上げるキッカケとして、プロフィールに顔写真や名前だけでなく「趣味」や「誕生日」まで入力することを徹底した
  3. フランクなコミュニケーションができるよう、面白おかしい投稿専用の「くだらな部」というグループを作成した

社員同士が褒め合い、楽しく働けるような環境づくりを徹底したことで、社内コミュニケーションを活性化させた事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社NO’s

【社内SNS製品紹介】社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できます。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

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【まとめ】社内SNS活用で失敗しないために

本記事では、社内SNSの活用について、以下のポイントを中心にお伝えしてきました。

  • 失敗してしまう理由に「公私混同してしまう」「目的の不明瞭」などがあげられる
  • 社内SNSを導入するときはまず「目的」を明確に定めることがもっとも大切
  • 社内SNSの定着には「社員がメリットを感じるか」「経営陣が干渉しすぎない」などがカギとなる
  • あわせて、SSL暗号化やアクセス制限など「セキュリティ面」にも気を配ろう

社内SNSの導入に失敗している企業も多いですが、そこには必ず「失敗している理由」が存在します。しっかりと目的を定め、社員にとってメリットがあるどうかを考えながら、社内SNSを運用していきましょう。

ご紹介したポイントを押さえておけば、社内SNSはしっかりと社内に定着するはず。ぜひ今回の内容を、自社での社内SNS運用にお役立てください。