ビジネスチャットのデメリットとは?失敗しない導入・運用方法【事例あり】

「ビジネスチャットの導入を検討している」
「組織で導入するものなので、失敗しないためにデメリットを知っておきたい」
「そして失敗しないための導入・運用方法を知りたい」

このようにお考えの経営者・人事の方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、ビジネスチャットのデメリットや失敗しない導入・運用方法について、詳しく解説していきます。

本記事のポイント

  • ビジネスチャットのデメリットとその対策がわかる
  • ビジネスチャットで失敗しない導入・運用方法がわかる
  • ビジネスチャット導入の成功事例を学べる

せっかくビジネスチャットを導入するのなら、しっかりと社内に定着させたいですよね。ツール導入成功のためにも、デメリットや失敗しない方法を知っておくことが大切です。「ビジネスチャットを導入して、自社に勢いをつけたい」とお考えの方は、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

【本題】ビジネスチャットのデメリットとその対策とは?

それではさっそく、ビジネスチャットのデメリットとその対策についてご紹介します。じわじわと注目されているビジネスチャットですが、思わぬところに落とし穴があるので、ここでしっかりと確認しましょう。

ビジネスチャットのデメリット

コミュニケーション疲れが生まれる

ビジネスチャットを導入すると、円滑なコミュニケーションが可能になります。しかし、その一方で「コミュニケーション疲れ」が生まれてしまうケースも。いつでも・どこでも・誰とでもメッセージができるがゆえに、ストレスを抱えてしまう社員も少なからず出てくることでしょう。コミュニケーションがオープンになっているため、社員は「返信しなきゃ…」といった使命感に駆られてしまうのです。気軽に使えるからこそ「コミュニケーションの取りすぎ」には注意する必要があります。

公私混同しやすい

気軽にやり取りができるビジネスチャットですが、「公私混同しやすい」というデメリットも。ビジネスチャットは、スマホやタブレットがあれば、いつでもどこでも利用できます。そのため、四六時中仕事のことばかり考えてしまい、プライベートにまで影響を与えてしまうこともあるのです。

たとえば、休日に友人とランチしているときに「チャット通知」が来たら? せっかくの休日もリフレッシュできなくなってしまうかもしれません。

逆に、仕事にプライベートを持ち込んでしまうケースも考えられます。ビジネスチャットは、いわゆる「LINE」のようなチャット機能がメインです。気軽にメッセージのやり取りができるため、仕事と関係のない投稿で盛り上がり、仕事に支障が出ることも考えられます。

定着までに手間とコストがかかる

ビジネスチャットを有意義に使うためには、当然まずは組織に「定着」させなければなりません。定着させるには、社員へのツールの使い方の説明、ソフトのダウンロード費用など、ある程度の手間とコストがかかります。ただ研修をおこなうだけで定着するとは限りません。

若手から年配社員まで、さまざまな社員に浸透させる必要があるため、経営陣・人事にはそれなりの手間がかかります。また、月々の利用料も発生するため、ある程度の時間的・経済的コストを見据えた上で、導入する必要があるでしょう。

ビジネスチャットのデメリット対策

ここまで、ビジネスチャットのデメリットを紹介しました。ではどのように対策すれば良いのでしょうか。具体的なデメリットの対策方法は以下の通りです。

通知制限をして「トークしすぎ」を防ぐ

コミュニケーション疲れの打開策として、「通知制限」が有効です。文字通り「トークの通知」を制限する機能で、ビジネスチャットツールに限らず、携帯電話やメールにも存在します。たしかに、ビジネスチャットを利用することで仕事は効率的になります。しかし、24時間ビジネスチャットに縛られて、ストレスを抱えるのは本末転倒です。

ビジネスチャットツールごとに、「おやすみモード」「プッシュ通知オフ」など、通知制限のシステムがやや異なります。それぞれの特長を使いこなし、「トークしすぎ」を防ぎましょう。

利用ルールを決めて公私混同を防ぐ

前章でお伝えした「公私混同しやすい」というデメリットを解消するためには、「利用時間を決める」方法がオススメ。ビジネスチャットを「いつでも利用してOK」とオープンにしすぎると、仕事とプラベートの境界線がなくなり、かえって社員の生産性が下がってしまうことも。

そのような公私混同を防ぐためにも、「ビジネスチャットを使えるのは勤務時間内だけ」「プライベートな会話はLINEを使う」といった明確なルールを決めておきましょう。利用時間を決めることで、社員は「決められた時間で仕事を終わらせよう」と考えるようになり、生産性アップにもつながります。

シンプルでわかりやすいツールを導入してコストを抑える

シンプルでわかりやすいツールを導入することで、手間とコストの問題は解決できるでしょう。若手社員から年配社員まで、さまざまな年代の社員が集まっている会社がほとんどかと思います。「トーク画面が見やすい」「2〜3回のタッチで目的の画面まで進める」「いいね!やスタンプ機能がある」といった、シンプルでわかりやすいツールであれば、老若男女問わず、誰でも簡単に使えるでしょう。そのため、何度も研修や説明会をおこなう必要がなくなり、時間的・経済的コストの削減につながるのです。

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ビジネスチャットのメリットとは?

前章ではデメリットをご紹介しましたが、「メリット」も簡単にご紹介しておきましょう。ビジネスチャットにおけるメリットには、以下のようなものがあります。

コミュニケーションの円滑化

ビジネスチャットの最大のメリットともいえるのが「コミュニケーションの円滑化」です。ビジネスチャットには、チャット機能やグループ機能、いいね!機能など、コミュニケーションを円滑にするための機能が盛りだくさん。メールだと個人同士のやり取りで終わってしまいますが、ビジネスチャットの場合は、グループをつくって、誰でも気軽にメッセージすることが可能です。いつでも・どこでもメッセージができるようになったことで、コミュニケーションのハードルが下がり、普段あまり話さないメンバーも発言しやすくなります。

部署・世代を超えた交流

会社の規模が大きくなったことで部署や社員が増え、コミュニケーションに難しさを感じている会社はきっと少なくないでしょう。しかし、ビジネスチャットを導入することで、オープンなコミュニケーションが可能となり、部署や世代を超えた交流もスムーズになります。ビジネスチャットでは、グループを作ることで、個人だけでなく「チームごと」あるいは「全社員」での交流も可能です。

全社員がオンラインでつながることで、他部署のメンバーと情報共有ができたり、年配社員とも気軽にチャットができたりします。部署・世代を超えたコミュニケーションの活性化によって、組織全体のモチベーション向上にもつながるでしょう。

ノウハウのスムーズな共有・蓄積

ビジネスチャットによって、ノウハウの共有・蓄積がスムーズになります。会社にとって、一人ひとりの社員がもつノウハウは大切な資産です。このノウハウを最大限引き出すためには、社員間のスムーズな情報共有が欠かせません。ビジネスチャットには、グループ機能をはじめ、画像や動画のアップロード機能、過去投稿の検索機能など、スムーズな情報共有を促す機能が備わっています。

情報共有が円滑になることで、事業にもスピード感が生まれ、社員の生産性向上にも結びつくのです。最終的には、組織全体のモチベーション向上、業績アップにもつながってくるでしょう。

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導入・運用で失敗しないための社内SNSのルールを徹底解説

これまでビジネスチャットのデメリット・メリットをご紹介してきました。せっかくツールを導入するなら、組織に定着させ、しっかりとメリットを享受したいですよね。ここでは、ビジネスチャットの導入・運用で失敗しないためのルールを解説します。具体的なルールは以下の通りです。

  1. チャットの利用時間を決める
  2. チャットルームを開設できる人を決めるる
  3. 所属や実名を明記する
  4. メッセージの返信について明文化する
  5. チャットルーム内での「権限」を決める
  6. ファイル共有の権限を決める
  7. 勤務時間内に他のツールは使わない
  8. 一部で試験的にツールを使ってみる
  9. 丁寧すぎる挨拶はしないようにする
  10. 導入の目的を明確にする

前章の「ビジネスチャットのデメリット対策」でご紹介したように、コミュニケーション疲れや公私混同を防ぐための、「チャットの利用時間を決める」「勤務時間内に他のツールを使わない」といったルールは必須です。また、プロフィールでの「所属や実名の明記」によって、顔を合わせたことのない社員とのコミュニケーションも円滑になります。

ビジネスチャットは、社員同士がフランクに交流できる場でもあります。そのため「丁寧すぎる挨拶」は控えるのがベターです。また、「返信しなきゃ…」といった使命感をやわらげるためにも「勤務時間外には返信しなくて良い」といった、メッセージの返信についても明文化しておきましょう。

【関連】 社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説【事例あり】

情報整理やセキュリティ面においては「チャットルーム内での権限を決める」「ファイル共有の権限を決める」といったルールが役立つでしょう。閲覧や編集権限を守ることで、情報漏れを防げます。

また、ビジネスチャットを導入する際、いきなり全社員に導入すると、失敗を招いてしまうことも。まずは経営陣や上司が試験的に使うことで、一般社員にも浸透しやすくなります。
加えて「何のためにビジネスチャットを導入するのか?」という「導入の目的」も明確にしておきましょう。社内コミュニケーションを円滑にしたい、会議の回数を減らしたい、情報漏れを無くしたいetc..など、会社によってさまざまな目的があります。あらかじめゴールを設定しておくことで、「何ができていて、何ができていないのか」が明確になるのです。

【関連】 社内SNSのセキュリティについて徹底解説【導入・運用で失敗しないために知っておこう】

【事例】ビジネスチャット導入活用成功事例

これまで、ビジネスチャット導入のノウハウをご紹介してきましたが、それだけでは伝わりきらない部分があるかと思います。そこで、いくつかの「成功事例」をご紹介します。ここでは、弊社が提供するビジネスチャットツール「Talknote」を導入した企業の成功事例をピックアップしてみました。

【事例1】牧野電設株式会社

牧野電設株式会社

牧野電設株式会社は、1978年に設立されてから40年以上続く「電気設備工事」の施工会社です。東京・埼玉・千葉・神奈川を中心に、官庁や大手ゼネコンからの依頼を受け、現在までに500を超えるマンション、4万世帯を超える施工実績をもちます。

建設業界のほとんどは個人作業で「背中を見て覚えろ」というカルチャーが根強く残っているといいます。以前までの同社も、メールすらなく「あの建物の案件が終わったな」程度の結果だけで進捗報告をおこなっていたそう。そんな状況を変え、社内情報を「見える化」させるべく、Talknoteを導入することに。

【活用ポイント】

  1. 会社全体で「あいさつ文は入れず、本題について簡潔に記入する」というルールを設け、フラットなコミュニケーションを心がけた
  2. 成功や失敗のすべてを共有するようにしたことで、情報共有が効率的になった
  3. 情報の属人化が解消され、スタッフ同士が仲良くなった

情報共有がスムーズになったことで、業務にスピード感が生まれ、スタッフ同士の信頼関係が生まれた事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 牧野電設株式会社

【事例2】株式会社エー・ピーカンパニー

【事例2】株式会社エー・ピーカンパニー

株式会社エー・ピーカンパニーは、「食のあるべき姿を追求する」というミッションのもと、地鶏料理店「塚田農場」や海鮮居酒屋「四十八漁場」といった飲食店を展開する会社です。国内外あわせ10ブランド260店舗を展開しており、2012年には東京証券取引所マザーズにも上場しています。

以前まで、情報共有ツールとしてメールとFAXを使っていたという同社。しかし、業績不振が続き、そのうえ海鮮メニューを提供していることから、「200種類を超える魚種」を現場まで共有する必要があったそう。業績不振を解消するには、スムーズな情報共有が最優先だと考え、Talknoteを導入することに。

【活用ポイント】

  1. 情報共有がスムーズになったことで、メニューを覚えるだけでなく、「漁業の現状」「魚の捌き方」まで詳しい内容まで共有できるようになった
  2. プロフィール写真の設定をルール化したことで、スタッフと漁師の交友関係が深まった
  3. 本部が伝えたい情報をそのまま伝えられるようになり、スタッフの販売意欲向上につながった

情報共有が一元化されたことで、社員・アルバイト・生産者(漁師)に交友関係が生まれ、業績アップにつながった事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社エー・ピーカンンパニー

【チームビルディングに役立つ!社内SNS製品紹介】エンゲージメントクラウド「Talknote」

エンゲージメントクラウドTalknote アイキャッチ画像

社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供しているエンゲージメントクラウド「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できます。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

またTalknoteでは、導入を検討する法人向けに「無料体験会」も実施。専任のコンサルタントによって、Talknoteの機能や活用事例について詳しい説明を受けられます。毎日開催(予約制)しているのでぜひ詳細をチェックしてみてください!

【参照】 [毎日開催/無料] Talknote無料体験会

【まとめ】ビジネスチャットのデメリットとその対策

本記事では、ビジネスチャットのデメリットとその対策について、以下のポイントを中心にお伝えしてきました。

【ビジネスチャットのデメリット】

  • コミュニケーション疲れが生まれる
  • 公私混同しやすい
  • 定着までに手間とコストがかかる

【デメリットへの対策】

  • 通知制限をして「トークしすぎ」を防ぐ
  • 利用ルールを決めて公私混同を防ぐ
  • シンプルでわかりやすいツールを導入してコストを抑える

利便性の高さが注目されているビジネスチャットですが、実は上記のようなデメリットも存在します。ただ、しっかりとルールを設けることで、デメリットの対策は十分に可能です。
ビジネスチャットを導入に成功すれば、さらに会社の風向きも良くなるはず。ぜひ今回の内容を、ビジネスチャットの導入・定着にお役立てください。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。