ビジネスチャットの効果とは?導入時に知っておきたいルールやセキュリティも解説【事例あり】 アイキャッチ画像

「ビジネスチャットの導入を検討している」
「ビジネスチャットの効果について知りたい」
「ルールやセキュリティはどうやって設定すれば良いの?」

この記事はそんな方に向けた記事です。いつでも・どこでも業務連絡ができるといった利便性から、ビジネスチャットを導入する企業が、近年増えています。ビジネスチャットには、その他にも効果は盛りだくさん。

そこで今回は、ビジネスチャットの効果について詳しく解説していきます。

本記事のポイント

  • ビジネスチャットの効果についてわかる
  • ビジネスチャットのルールについてわかる
  • ビジネスチャットを快適に使うための運用方法がわかる

ビジネスチャットは、効果やルールを押さえた上で導入することで、組織にさまざまなメリットを与えてくれます。ぜひ本記事の内容を、自社のビジネスチャット導入にお役立てください。

ビジネスチャットの5つの効果【事例あり】

それではさっそく、ビジネスチャットの効果についてみていきましょう。ここでは、5つの効果とそれぞれの事例をピックアップしています。

また、ビジネスチャットの活用は「働き方改革」にもつながります。自社の風通しをさらに良くするためにも、ここで効果と事例を予習しておきましょう。

ここでは、弊社が提供するビジネスチャット「Talknote(トークノート)」を導入し、効果を実感した企業をご紹介しています。

効果1. 円滑なコミュニケーションができる

チームが結成され歩きはじめる段階。お互いの性格やスキルはもちろん、チームとしての目標も定まっていないため、まずメンバー同士が仲良くなるための取り組みをおこなう必要があります。ある程度お互いを知ることができたら、事業戦略についても話し合い、チームとしての方針を決めましょう。

【効果1. 円滑なコミュニケーションを得た事例】ぜんち共済株式会社

ぜんち共済株式会社

ぜんち共済株式会社は、発達障がい者のための日本唯一の保険会社です。2008年には「第3回ホワイト企業大賞 風通し経営賞」も受賞しています。

今でこそ風通しの良い同社ですが、Talknote(弊社提供の社内SNS・ビジネスチャット)導入前は人間関係がうまくいっていなかったそう。「部署間の連携がとれていない」「多部署の業務を把握できていない」といったことから、社内の雰囲気はいつも殺伐としていたといいます。

そんな問題を一刻も解決するべく「Talknote」を導入することに。

【効果・ポイント】

  1. 報・連・相がタイムリーにできるようになり、社員同士の「壁」が消えた
  2. 使いやすいUIによって、年齢の高い社員にもすぐに定着した
  3. 「チャットを楽しむ」という風潮が生まれ、チーム全体に一体感が生まれた

コミュニケーションの活性化によって、社員同士の「壁」がなくなり、殺伐とした雰囲気から「仕事を楽しむ」という雰囲気に変わった事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] ぜんち共済株式会社

効果2. 大幅な工数削減につながる

2つ目は「大幅な工数削減」です。

ビジネスチャットでは、いつでもどこでも情報共有ができるため、会議やミーティングの回数も減らすことができます。メールのように「通知が溜まりすぎて重要な情報を見落としていた…」という心配もなくなるでしょう。

工数が削減されることで、他の業務に時間を使えるようになるのです。

【効果2. 大幅な工数削減につながった事例】株式会社朝日広告

株式会社朝日広告

株式会社朝日広告は、求人広告をメインとした広告代理店です。マイナビやリクルートといった大手から全国の地方媒体まで、幅広い求人媒体を取り扱っています。

以前まで、メールで情報共有をおこなっていた同社。しかし、「毎日400件もの通知が溜まる」「メンバーの行動や進捗が把握できない」といった問題を抱えていたといいます。

そこで、メールの量を減らして業務を効率化させるべく「Talknote」を導入することに。

【効果・ポイント】

  1. メールの量が10分の1に減り、スムーズな情報共有ができるようになった
  2. コミュニケーション量が増えたことで、社員同士の信頼関係が深まった
  3. 社員の行動が見えるようになり、業務効率がアップした

工数削減によってコミュニケーションの量が増加し、社員同士の信頼関係の構築・業務効率アップにつながった事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社朝日広告

効果3. 社員の「承認欲求」が満たされる

3つ目は「社員の承認欲求が満たされる」です。

ビジネスチャットでは、誰かの投稿に対して「コメント」や「いいね!」をつけられます。たしかに、自分の投稿にいいねがついたら素直に嬉しいものですよね。

ビジネスチャットをキッカケに社員同士が認めあったり、褒めあったりすることで、社員にとって居心地の良い職場がつくられるのです。

【効果3. 社員の承認欲求が満たされた事例】株式会社SUU・SUU・CHAIYOO

株式会社SUU・SUU・CHAIYOO

株式会社SUU・SUU・CHAIYOO社は、国内に14店舗の「タイ料理」を中心とする飲食店を展開する会社です。アットホームな雰囲気とタイ人シェフが手がける本格タイ料理は多くの人気を集めています。

以前まで、メーリングリストとFAXで情報共有をおこなっていた同社。しかし、店舗数が増えるにつれて、経営陣と社員の距離、他店舗同士のコミュニケーションも薄くなっていたそう。

また「社員の主体性」を重要視している同社には、社員自身が当事者意識をもって働いてほしいという願いもあったようです。そこで「Talknote」の導入を開始。

【効果・ポイント】

  1. 店舗が離れていても「いいね!」を贈り合うことできるため、社員の「当事者意識」が高まった
  2. 情報の抜け漏れが減ったことで、社員の「情報共有に対するストレス」がなくなった
  3. 情報共有が「一方通行」から「双方向」へと変わり、社員同士の信頼関係が深まった

「いいね!」によって社員の承認欲求が満たされたことはもちろん、お互いの信頼関係が深まり、チーム力が活性化した事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社SUU・SUU・CHAIYOO社

効果4. 新たなアイデア発掘につながる

4つ目は「新たなアイデアの発掘」です。

ビジネスチャットでは、思いついたことをリアルタイムで共有できます。たとえば、日常の何気ない気づきをグループに投稿することで、すべての情報が「見える化」されるわけです。

また、普段合わない社員とのコミュニケーション機会も増えるため、より新しいアイデアが生まれやすくなります。

【効果4. 新たなアイデア発掘につながった事例】株式会社セキグチ

株式会社セキグチ

株式会社セキグチは、100年にわたってキャラクターのぬいぐるみ・人形・オルゴール・雑貨などの製造販売をおこなっている会社です。1974年に同社で誕生した「モンチッチ」は、今や世界各国で販売されています。

同社では、ぬいぐるみや人形などの製造をおこなっていることから、「ちょっとした気づき」が商品開発に大きく影響するといいます。そこで、思いがけないアイデアを共有するためのツールとして「Talknote」の導入を開始。

【効果・ポイント】

  1. 気軽に投稿する社員が増え、コミュニケーションの量・質が上がった
  2. 社内情報が一元化されたため、過去のアイデアを簡単に遡れるようになった
  3. 部署を超えての意見交換も活発になり、アイデアのブラッシュアップにもつながった

社員が部署を問わず気軽にアイデアを投稿できるようになったことで、アイデア数が増えたことはもちろん、ブラッシュアップも活発になった事例です。

【参照】 [活用事例] 株式会社セキグチ

効果5. 従業員エンゲージメントが高まる

5つ目は「従業員エンゲージメントの向上」です。従業員エンゲージメントとは、社員が「この会社にもっと貢献したい」と思っている姿勢のこと。

今までご紹介してきた「社内コミュニケーション活性化」「社員の承認欲求が満たされる」「工数削減」「アイデア発掘」といった効果が、最終的には従業員エンゲージメント向上へとつながるのです。

【効果5. 従業員エンゲージメントが高まった事例】株式会社エー・ピーカンパニー

株式会社エー・ピーカンパニー

株式会社エー・ピーカンパニーは、「食のあるべき姿を追求する」というテーマのもと、地鶏料理店「塚田農場」や海鮮居酒屋「四十八漁場」などを展開する会社です。今では国内に260店舗を展開。

2016年には「働きがいのある会社 ベストカンパニー」にも選出されています。

以前まで、メールとFAXが主なコミュニケーションツールだったという同社。

しかし、「情報伝達が遅い」「本来の40%程度の情報しか届いていない」といった問題を抱えていたといいます。社員のストレスも大きく、会社を離れていくメンバーも多かったそう。そのような現状を打開するべく「Talknote」の導入を開始。

【効果・ポイント】

  1. 情報共有が円滑になったことで、社員の「接客の質」「販売力」が向上した
  2. 生産者とのつながりが生まれ、社員の「商品への感情移入度」が大幅に向上した
  3. 社員のモチベーションも大幅にアップしたことで、アルバイトの離職率が10%低下、正社員化は15%増加した

社員の「情報共有へのストレス」が大幅に減ったことで、接客の質や販売力向上など従業員エンゲージメントが高まった事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社エー・ピーカンパニー

働き方改革にもつながる!

企業で生まれる問題の多くは「社内コミュニケーションの不足」が原因だといわれています。社員間のコミュニケーション量が増えることで、従業員エンゲージメントが向上し、商品やサービスの向上にもつながるでしょう。

「この会社にもっと貢献したい」と思う社員が増えれば、チームとしてのパフォーマンスも大きく上がるはず。ビジネスチャットの導入は、働き方改革を実現し、企業の業績アップにも結びつくキッカケとなる取り組みといえるでしょう。

ビジネスチャット導入の目的とは?

ビジネスチャットを導入するときは「目的」が重要になってきます。つまり「どんな効果を狙ってビジネスチャットを導入するのか?」ということ。具体的な目的としては、以下のものがあげられます。

  1. 社内コミュニケーションの活性化
  2. 社内情報の見える化
  3. タスク管理の容易化

社内コミュニケーションの活性化

1つ目にあげられるのが「社内コミュニケーションの活性化」です。

社内におけるトラブルの多くは「コミュニケーション不足」が原因といわれています。コミュニケーションの量が少ないがために、社員同士の認識にも「ズレ」が生まれがちです。

こうした問題を打開するためにも、ビジネスチャットは有効といえるでしょう。

社内情報の見える化

2つ目は「社内情報の見える化」です。直接会ったとき、あるいは電話など口頭で情報共有をおこなっている会社も多いでしょう。

しかし、口頭のみの情報共有では「言った言わない問題」に発展することも。ビジネスチャットでは、会話した内容が「履歴」としてしっかりと残るため、コミュニケーションロスを防ぐことができます。

タスク管理の容易化

3つ目は「タスク管理の容易化」です。多くのビジネスチャットには「タスク管理」とよばれる機能がついています。自分がやるべきタスクを「メモ」のように記録できるのです。

PCやスマートフォンでいつでも確認できるため、業務を抜け漏れ防止につながります。業務効率も大幅にアップするでしょう。

【関連】 社内SNSの目的とは? 社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン【2019年最新版】

ビジネスチャットのデメリットとは?

ビジネスチャットにはさまざまな効果がありますが、デメリットともいえる側面もあるので要注意。あらかじめデメリットを押さえておくことで、ビジネスチャットの運用に失敗するリスクを防げますよ。具体的なデメリットは以下の通り。

  1. コミュニケーション疲れが生まれる
  2. 公私混同しやすい
  3. 手間とコストがかかる

コミュニケーション疲れが生まれる

ビジネスチャットの導入は、コミュニケーション活性化につながります。しかし、かえって「コミュニケーション疲れ」が生まれてしまうケースも。

コミュニケーションがオープンになりすぎた結果、「返信しなきゃ…」といった使命感に駆られてしまう社員もあらわれてきます。気軽に使えるからこそ「コミュニケーションしすぎ」には注意しましょう。

公私混同しやすい

ビジネスチャットの導入によって四六時中仕事のことばかり考えてしまい、プライベートにまで影響を与えてしまうケースも。スマホやタブレットでもメッセージが閲覧できるため、友達と遊んでいる時間にも仕事のことを考えてしまうのです。

そのような「ビジネスチャット依存」の状態にならないためにも、利用時間についてルールを定める必要があるでしょう。

手間とコストがかかる

ビジネスチャットを社内に定着させるには、社員へのツールの使い方の説明、ソフトのダウンロード費用など、ある程度の手間とコストがかかります。月々の利用料も発生するため、ある程度の時間的・経済的コストを見据えてから導入するのが賢明でしょう。

失敗しないためのビジネスチャットのルールとは?

ビジネスチャットの運用に失敗しないためには「ルール」が重要です。ここでは「導入編」「運用編」の2つに分けて、それどれで設定しておきたいルールをご紹介します。

導入編

まずは、ビジネスチャットの「導入時」に意識したいルールを見ていきましょう。具体的には以下の通りです。

  1. チャットの利用時間を決める
  2. 所属や実名を明記する
  3. グループを作成できる人を決める
  4. メッセージの返信について明文化する
  5. メールよりもチャットを優先する
  6. チャットルーム内での「権限」を決める
  7. ファイル共有の権限も明確に決めておく
  8. 勤務時間内に他のツールは使わない
  9. 一部で試験的に社内SNSを使ってみる
  10. 導入の目的を明確にする

まず、公私混同を防ぐためにも、チャットの利用時間を決めましょう。また、誰が発言しているのか明確にするためにも、所属や実名などプロフィールを充実させることも重要です。利用時間やプロフィールの充実は、業務効率アップにつながります。

セキュリティ対策のためにも、チャットルームやファイル共有の権限も決めておきましょう。社内コミュニケーションが活性化するということは「情報漏れが起きやすい」ということでもあります。

またビジネスチャットを導入する際、まずは「一部で試験的に」おこなうのが吉。いきなり全社員に「今日から使ってください」といっても、社員はどうしていいかわからないでしょう。そこで、まずは「管理職やマネージャーのみ」から実施してみるのがオススメ。

運用編

続いて、ビジネスチャットの「運用時」に意識したいルールを見ていきましょう。詳しくは以下の通りです。

  1. 「To」の使い方を覚える
  2. メッセージの「リマインド」を習慣化する
  3. メッセージは「小分け」にして伝える
  4. スタンプは「立場の高い方」から送る
  5. 丁寧すぎる挨拶はしないようにする
  6. チャット上に「検索ワード」を残しておく

まず、チャットの「To」を覚えておきましょう。メッセージにToをつけることで、特定の相手に通知がされます。相手は「自分に対してメッセージが来ている」と認識できるため、情報を見落としにくくなるのです。あわせて「リマインド」も積極的におこないましょう。

メッセージの文章は「小分け」にするのがオススメ。長文だと、伝えたいことが多くなりすぎて、賛同できる部分とできない部分に分かれてしまいます。そのため論点がズレてしまいがちです。

部下が上司に対して「チャットを終わらせるタイミングをなかなか切り出せない」という場面もあるかと思います。そういった場合は、上司から「スタンプ」を送ることを意識しましょう。

また、「丁寧すぎる挨拶」も控えましょう。メールのような「長文の堅苦しい前置き」をすると、スピード感が損なわれてしまうからです。

最初に「お疲れ様です」「お世話になっています」といった一言を添えるのはOK。あくまでも丁寧さは保ちつつ、カジュアルに利用するのが良いでしょう。

ビジネスチャットを利用していると、「あの件についてどんな内容を送ったけ…」となることもしばしば。そこでオススメしたいのが、「検索ワードを残しておく」ということ。内容に関する検索ワードを履歴に残しておけば、すぐに過去の投稿を発見でき、業務効率アップにつながるでしょう。

【関連】 ビジネスチャットの運用で失敗しないために一番大切なこととは?

社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できます。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

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ビジネスチャットの効果

本記事では、下記の5つの「ビジネスチャットの効果」をお伝えしてきました。

  1. 円滑なコミュニケーションができる
  2. 大幅な工数削減につながる
  3. 社員の「承認欲求」が満たされる
  4. 新たなアイデア発掘につながる
  5. 従業員エンゲージメントが高まる

ビジネスチャットには、社内コミュニケーションの円滑化をはじめ、業務効率アップの効果があります。

また、社員の「承認欲求」が満たされることで、一人ひとりの従業員エンゲージメント向上にもつながります。ご紹介したように、ルール設定をしっかりとおこなえば、着実に組織活性化につながるでしょう。

ぜひ本記事の内容を、自社のビジネスチャット導入にお役立てください。