社内SNSとは?目的・効果・メリット・セキュリティ・事例など。社内SNSのすべてを網羅 アイキャッチ画像

社内SNSとは、一般向けSNSを「会社向け」に応用したサービスのこと。一般向けのSNSと同じような機能に加え、社内SNSでは「業務の効率化」「社内コミュニケーションの円滑化」に特化した機能が充実しています。

「社内コミュニケーションを、より円滑にしたい」
「そのために社内SNSの導入を検討している」
「社内SNSを組織に定着させ、社員のモチベーションを上げたい」

本記事はそのような方のための記事です。今回この記事では、社内SNSのメリットやデメリット・セキュリティ・事例など「社内SNSのすべて」を解説していこうと思います。

本記事のポイント

  • 社内SNSの機能やメリット・デメリットがわかる
  • 社内SNSのセキュリティや活用方法がわかる
  • 社内SNS活用の成功事例を学べる

導入検討者様なら、新たなサービスを組織に導入する際、失敗は避けたいはず。今回は「社内SNSのすべて」を網羅した内容となっているので、「社内SNSを導入しても本当に社内に定着するのかな…」といった不安も解消されるでしょう。

ぜひ今回の内容を参考にしながら、社内SNSを上手に導入して自社のさらなる成長を目指してください。

社内SNSとは? 社内SNSの機能とは?

社内SNSとは、LINEやTwitterなどの一般向けSNSを「会社向け」に応用したサービスのこと。チャットやグループ、スタンプなど、一般向けSNSと同じような機能がそろっている一方で、社内SNSでは「業務の効率化」「社内コミュニケーションの円滑化」に特化した機能が充実しています。

社内SNSの具体的な機能は以下のとおり。

  • チャット機能
  • グループ機能
  • いいね!機能
  • スタンプ機能
  • アップロード機能

まず、社内SNSのメイン機能となるのが「チャット機能」です。「LINE」などのチャットツールと同じように、おしゃべりをする感覚でトークができます。

1対1でのやり取りはもちろん、「グループ機能」によって、チームや部署メンバー間でのチャットも可能です。3〜4人の少人数グループを作成することで、社員が発言しやすくなるメリットもあるでしょう。

社内SNSによっては、誰かの投稿に対し、「いいね!」ができる「いいね!機能」も備わっています。「いいね!」を押しあうことで、社員の承認欲求が満たされ、それが従業員エンゲージメント向上のキッカケにもなるでしょう。

また、「いいね!」だけでなく、「スタンプ機能」が充実している社内SNSもあります。各社内SNSによって異なりますが、「がんばって!」「OKです!」といった多様なスタンプがあります。

スタンプを使うことで、文章だけでは表現できない「フランクさ」や「細かいニュアンス」が表現できるでしょう。

そして社内SNSには、文章やスタンプだけでなく、画像や動画といった各種データを共有できる「アップロード機能」も備わっています。WordやExcel、PDFといったファイルもアップロード可能です。

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社内SNSのメリット・デメリットとは?

まず社内SNSの基本的な機能をお伝えしたところで、次に「メリット・デメリット」を見ていきましょう。最近注目を集めている社内SNS。

メリットとデメリットのどちらも踏まえた上で導入するのが吉です。

メリット

まずは、社内SNSのメリットから。具体的なメリットは以下のとおりです。

  1. コミュニケーションが円滑になる
  2. 業務情報が「見える化」される
  3. ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる

社内SNSは、PCやスマートフォンで相手に直接メッセージを送れるため、社員同士のコミュニケーションが円滑になります。また「チャット」によってコミュニケーションのハードルが下がり、若手社員や普段あまり発言しないメンバーでも発言しやすくなる利点も。

社内コミュニケーションが円滑になると、情報共有量が増え、社内のあらゆる情報が「見える化」されます。最初からコミュニケーションがオープンになっているため、同じことを何度も確認する手間も省けるでしょう。

また、会社にとって大切な資産ともいえる「社員一人ひとりがもつノウハウ」の共有や蓄積もスムーズに。先ほどご紹介した「グループ機能」や「アップロード機能」によって、社員間のコミュニケーションが活発になり、会社の成長にもつながります。

デメリット

続いて、社内SNSのデメリットもしっかりと見ていきましょう。

  1. コミュニケーション疲れが生まれる
  2. 公私混同しやすい
  3. 定着するまでに手間とコストがかかる

コミュニケーションが活発になる一方で、「コミュニケーション疲れ」が生まれる可能性もあるでしょう。投稿に対して「返信しないと…」といった使命感にかられ、ストレスが溜まってしまう社員も。

また、社内SNSは「手軽さ」を強みにもつ反面、仕事とプライベートが混同してしまうこともあります。情報共有を目的としているのにもかかわらず、仕事に関係のない投稿をしてしまい、かえって生産性が下がるケースもあるので要注意です。

加えて、「手間とコストがかかる」というデメリットも。社員に対して、ツールの使い方を説明する時間が必要な上に、ツールを利用する料金もかかります。そのため、ある程度時間的・経済的コストを踏まえながら、導入を決断することが大切です。

【関連】 【事例あり】社内SNSのメリット・デメリットとは?

失敗しない社内SNS活用・定着方法、ルール等について解説

さて、社内SNSの導入にあたって「失敗したくない…」というのは誰もが思うことではないでしょうか。

この章では、失敗しない社内SNSの活用・定着方法、それからルールまで詳しく解説していきます。以下のノウハウを押さえておけば、会社の風通しにも良い影響があらわれてくるはずです。

社内SNSを活用する「3つのポイント」とは?

まずは、社内SNSの「活用方法」から解説していきます。社内SNSの活用には、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

  1. 社員がメリットを感じられるようにする
  2. 業務の情報をオープン化させる
  3. 社内SNS利用時の「ルール」を決める

社員がメリットを感じられるようにする

社内SNSの導入にあたっては、「社員にとってメリットがあること」が大前提です。会社側の都合ではなく、社員が「これからも社内SNSを使いたい」「このツールがないと仕事ができない」と思わなければ効果は出てこないでしょう。

そのため、たとえば「他部署の社員とノウハウを共有することで学びを得られる」「自分の発言に対して経営陣がフィードバックをくれる」など、社員にとって学びや気づきがあるような運用を意識することが大切です。

業務の情報をオープン化させる

社内SNSには、「いつでも・どこでも情報共有ができる」という大きなメリットがあります。そのメリットを最大限活かしましょう。

業務の情報をオープンにすることで、いつ・どこで・誰が・何をしているのか、を把握でき、社員同士の「認識のズレ」を防げます。たとえば、何気ない気づきを投稿するグループを作るなど、常に情報が共有できるような工夫をしてみましょう。

社内SNS利用時の「ルール」を決める

社内SNSには便利な機能がそろっていますが、「ルールなし」で運用すると、かえって社員の生産性が下がってしまうでしょう。あまりに自由すぎると、仕事とプライベートが混同したり、常連メンバーしか発言しなかったりと、チームに一体感が生まれません。

社内SNSをうまく活用するには、「業務と関係のない投稿はしない」「誰かが投稿したら必ず誰かが反応する」など、ある程度のルールを決めておくのがポイントです。

【関連】 【事例あり】社内SNS活用、社内コミュニケーション活性化の方法を徹底解説

社内SNSを定着させるためには?

さて、社内SNSを組織にしっかりと「定着」させるには、どのような工夫をすれば良いのでしょうか。ここでは、その具体的な方法を解説していきます。

  1. ポジティブに利用される工夫をする
  2. 使いやすいツールを選ぶ
  3. 経営陣・上司が干渉しすぎない

ポジティブに利用される工夫をする

社内SNSを定着させるためには、「チャットが常にポジティブである」ことが大切です。毎日ネガティブな投稿ばかりだと、チームの士気も下がってしまいます。

ポジティブな雰囲気をつくるために、「グッドニュースを毎日投稿する」「誰かの投稿に必ずいいね!を押す」といった工夫をするのが良いでしょう。

使いやすいツールを選ぶ

ほとんどの企業は、若手社員から年配社員まで、幅広い年代の社員が在籍しているかと思います。なかには「機械が苦手」という社員も少なからずいることでしょう。

全社員に使いこなしてもらうためには、「UIがシンプルで見やすい」「目的の画面まで簡単にたどり着ける」など、使いやすい社内SNSを選ぶことが重要です。

経営陣・上司が干渉しすぎない

社内SNSの導入を最終決定するのは経営陣かもしれませんが、経営陣がツールに干渉しすぎると社員も発言しにくいでしょう。社員にのびのび働いてもらうためにも、経営陣は社内SNSでの発言に対して慎重になるのが吉です。

あくまでも社員を主体とし、「チーム全体の様子を見る」「アドバイスを求められたら返す」といった、一歩引いたスタンスで社内SNSに参加するのが良いでしょう。

【関連】 失敗しない社内SNS定着のためのガイドライン【事例あり】

社内SNSの「10のルール」とは?

社内SNSを活用・定着させるためには「ルール」を設ける必要があります。ここでは、とくに押さえておきたい「10のルール」をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

  1. チャットの利用時間を決める
  2. チャットルームを開設できる人を決める
  3. 所属や実名を明記する
  4. メッセージの返信について明文化する
  5. チャットルーム内での「権限」を決める
  6. ファイル共有の権限も明確に決めておく
  7. 勤務時間内に他のツールは使わない
  8. 一部で試験的に社内SNSを使ってみる
  9. 丁寧すぎる挨拶はしないようにする
  10. 導入の目的を明確にする

チャットの利用時間を決める

いつでも・どこでも使えるからといって社内SNSを24時間解放すると、公私混同を招き、かえって社員の生産性が下がってしまいます。そこで、「基本的に勤務時間内のみ」「勤務時間を超えたら翌日に持ち越す」など、チャットの利用時間を決めておきましょう。

チャットルームを開設できる人を決める

誰でもグループが作れる状態だと、必要のないグループが生まれ、かえって情報整理に時間がかかってしまうことも。社内SNSでは、「管理職以上の社員」「プロジェクトのリーダー」など、グループを開設できる人を決めておくのが良いでしょう。

所属や実名を明記する

チャット上では、「誰が発言しているのか?」がとても重要です。そのため、部署や実名の明記をはじめ、本人だとわかる顔写真のアップロードもルール化させておくのが良いでしょう。

プロフィールが充実していると、顔を合わせたことのない他部署の社員とのやり取りもスムーズになります。

メッセージの返信について明文化する

たとえば、「〇〇時間以内に返信する」「グッドニュースには必ず ”いいね!” をつける」など、メッセージに対する「返信」についても明文化しておきましょう。返信が早かったり、褒められたりすると、社員のモチベーション向上にもつながります。

チャットルーム内での「権限」を決める

チャットルームの権限とは「アクセス権限」のことです。多くの場合、管理者・メンバー・閲覧のみ、の3つの権限に分かれていますが、情報漏れを防ぐためにも、それぞれの権限範囲を明確化させておくのが吉。

とくに「チャットルームの閲覧権限」「共有ファイルの閲覧権限」などは別管理にしておきましょう。

ファイル共有の権限も明確に決めておく

チャットルームの権限だけでなく「ファイル共有の権限」も明確にしておきましょう。社内SNSを運用していると、Google docs(グーグルドキュメント)やDropbox(ドロップボックス)など、さまざまなファイルを共有することになります。

全員に平等な権限を与えると、情報漏れや誤編集のリスクが高まるため、チャットの権限とは別管理でおこなうのが得策です。

勤務時間内に他のツールは使わない

社内SNSを導入したら、基本的には他のチャットツールなどは使わないのが吉。社内用として「メール」や「LINE」を使っている企業もあるかと思いますが、他のツールでの通知が残ったままだと、社内SNSへの切り替えが進まない上に、情報漏れのリスクも高まってしまいます。

一部で試験的に社内SNSを使ってみる

社内SNSの定着には手間とコストがかかるため、いきなり全社に導入するのは、多少のリスクを伴います。もし全社導入を考えているのなら、まずは一部で試験的に導入するのが吉。
一般社員ではなく、まずは「管理職のみ」を対象に、徐々に運用を拡大していくのが良いでしょう。

丁寧すぎる挨拶はしないようにする

社内SNSでは、メールのような「堅苦しい前置き」はしないほうが良いでしょう。長文での挨拶をすると、社内SNSの強みである「スピード感」が失われてしまいます。

ただ、最初に「お疲れ様です」といった一言を添えるのはOKです。あくまでも丁寧さは保ちつつ、スピード感を失わないメッセージのやり取りをおこないましょう。

導入の目的を明確にする

目的の設定、つまり「何のために社内SNSを導入するのか?」を明確にすることが大切です。企業によって「社内コミュニケーションを円滑にしたい」「会社の理念を浸透させたい」など、さまざまな目的があるでしょう。あらかじめゴールを設定することで、「達成するためにやるべきこと」が見えてきます。

【関連】 社内SNSの導入・運用で失敗しないためのルールを徹底解説【事例あり】

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社内SNSのセキュリティ面について解説

「社内SNSのセキュリティって大丈夫なの…?」という疑問をもっている方も少なくないのではないでしょうか。ここでは、社内SNSの導入時に覚えておきたいセキュリティ面についてご紹介します。具体的には以下のとおりです。

  1. SSL暗号化
  2. アクセス制限
  3. 端末・アプリのロック
  4. データセンター
  5. 発言の取り消し機能

社内SNSを利用する上で、まず覚えておきたいのが「SSL暗号化」です。この暗号化がされていない場合、クレジットカード番号が見られたり、通信内容が盗聴されたり、といったリスクが高まります。

さらに「アクセス制限」もおこなっておくのが吉。たとえば、ファイル閲覧やフォルダ編集の制限など、ユーザーのアクセス権を設定しておきましょう。

また、アクセス制限に付随して、端末・アプリへのロックも重要です。PCやスマホが会社の支給品でなく「社員個人の端末」の場合、ロックがかかっていない可能性があります。PCやスマートフォンなどの「端末へのログイン」を制限することで、情報漏えいを防ぎます。

また、導入検討をする社内SNSがセキュリティに強い「データセンター」であるかも確認しましょう。データセンターとは、サーバーなどのIT機器の設置場所の提供、電源の提供、ネットワーク管理などをおこなってくれる施設のこと。災害等にも対応しているため、万が一トラブルが起こった場合でも、会社のデータを守ってくれます。

そして、社内SNSのセキュリティにおいては、「発言の取り消し機能があるかどうか?」も重要といえます。一般向けのSNSには「言った言わない問題」があるため、発言の取り消し機能が付いていないツールが多いようです。

社内SNSにおいては、情報漏えいのリスクがあるため、発言の取り消し機能が付いている場合がほとんどです。仮に機密情報などを誤送信してしまっても、すぐにトークを消せます。そのため、情報の拡散をいち早く防げます。

【関連】 社内SNSのセキュリティについて徹底解説【導入・運用で失敗しないために知っておこう】

社内SNSは働き方改革にも有効な理由

これまで、社内SNSのメリットやデメリット・活用方法・セキュリティ面などを詳しく見てきました。便利な機能がそろっている社内SNS。実は「働き方改革」にも良い影響を与えてくれるのです。その理由として、以下のものがあげられます。

  1. 多様な働き方を実現できる
  2. 企業理念やビジョンが浸透しやすい
  3. 従業員エンゲージメント向上につながる

多様な働き方を実現できる

働き方改革の波に乗るべく、「リモートワーク」「フレックスタイム制」「フリーアドレス制」などの施策をおこなう企業が増えています。

社内SNSがあれば、インターネットにさえつながれば、いつでも・どこでも働けるため、上記のような「働き方の多様化」をサポートしてくれるでしょう。

企業理念やビジョンが浸透しやすい

会社の規模が拡大し「全社員に企業理念やビジョンが浸透しない…」と悩んでいる企業も少なくないでしょう。理念やビジョンが浸透していないがゆえに、社員の不満が溜まってしまっている現状もあるかもしれません。

社内SNSを取り入れると、経営陣と社員とのコミュニケーションが活性化し、お互いの意思疎通もスムーズになります。経営陣からの「一方的な伝達」でなく、経営陣と社員との「双方向での伝達」ができるように。社員の意見も吸い上げながら経営をおこなえるため、会社全体が同じビジョンに向かって進めるようになるでしょう。

従業員エンゲージメント向上につながる

社内SNSには、コミュニケーションの活性化、多様な働き方をサポート、企業理念やビジョンが浸透しやすい、といった強みがあります。これらの強みは、最終的に「従業員エンゲージメントの向上」につながるでしょう。

従業員エンゲージメントとは、社員が会社に対して貢献したいと思っている状態のこと。従業員エンゲージメントが向上すると、「より良い商品・サービスを提供したい」「この会社にもっと居たい」と考える社員が増え、労働生産性も高まります。

最終的には、組織としての一体感も生まれ、企業の利益向上にもつながるでしょう。

【関連】 社内SNSが働き方改革を実現する5つの理由について徹底解説【事例あり】

【事例】社内SNS活用事例3選

続いて、社内SNSの活用事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供する社内SNS「Talknote」を導入し、その活用に成功した企業事例をピックアップ。とくに参考にしたい「3つの事例」をご紹介しているので、ぜひお役立てください。

【事例1】株式会社エー・ピーカンパニー

株式会社エー・ピーカンパニー

株式会社エー・ピーカンパニーは、「食のあるべき姿を追求する」というミッションのもと、地鶏料理店「塚田農場」や海鮮居酒屋「四十八漁場」など、国内外に10ブランド260店舗を展開する会社です。

以前まで、メールとFAXで情報共有をおこなっていた同社。途中からLINEを導入したものの、「本部が伝えたい情報の4割しか現場に届いていない」といった問題を抱えていたといいます。そうしたコミュニケーションのコストを削減するために、「Talknote」を導入することに。

【社内SNS活用に成功したポイント】

  1. ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせる「シンプルなUI」だった
  2. 社生産者・社員・アルバイトをつなげるグループを作成したことで、スタッフの「商品知識」や「商品への感情移入度」が高まった
  3. 社員に対してプロフィール写真設定を必須にしたことで、社内のコミュニケーションが活性化した

ツールの「シンプルなUI」や「グループ作成機能」が、社内コミュニケーション活性化を促進した事例といえるでしょう。

【参照】 [活用事例] 株式会社エー・ピーカンパニー

【事例2】株式会社NO’s

株式会社NO's

株式会社NO’sは、「横浜家系ラーメン 吟家」を中心に、千葉エリアでフランチャイズ含め計29店舗を展開する会社です。「食でみんな笑顔に」という理念のもと飲食事業を展開しています。

以前まで、情報共有ツールとして「LINE」を利用していた同社。しかし、「チャットが流れて重要な情報が埋もれる」「社員のプロフィール情報がわからない」といった、コミュニケーションロスがあったといいます。

そんな問題を解決するべく、社内SNSである「Talknote」を導入することに。

【社内SNS活用に成功したポイント】

  1. 「頑張っている社員がいたら、その様子を写真やコメントを添えて投稿する」というルールを作った
  2. 顔写真や名前だけでなく「趣味」や「誕生日」までをプロフィールに設定するようにした
  3. 面白おかしい投稿専用の「くだらな部」というチャットグループを作り、社内コミュニケーションの円滑化をはかった

お互いの「頑張っている姿」を評価しあい、楽しく働けるようなルールを決めたことで、社内コミュニケーションが活性化した事例といえるでしょう。

【関連】 [活用事例] 株式会社NO’s

【事例3】株式会社プロジェクトデザイン

株式会社プロジェクトデザイン

株式会社プロジェクトデザインは、多種多様なビジネスゲーム研修を展開する会社です。業界や職種・役職ごとの研修ニーズに合わせ、大企業から中小企業まで合わせて300社以上の実績をもちます。

以前まで、別のチャットツールを使っていた同社。気軽にコミュニケーションが取れる点では良かったものの、「メッセージが埋もれてしまう」「スレッドと関係のない話が発生してしまう」といった問題があったそうです。

そのような、情報がごちゃごちゃになっている現状を解消するべく、「Talknote」を導入することに。

【社内SNS活用に成功したポイント】

  1. 「スレッドのテーマと関係のない話はしない」というルールを決め、社員が業務に集中できるようにした
  2. フルオープンなグループ作成を心がけたことで、管理職やマネージャー層が案件の進捗をいつでも把握できるようになった
  3. スタッフ同士のコミュニケーション活性化のため、新入社員が自己紹介をするための専用グループを作った

グループ作成に関するルールを明確に定めたことで、社内コミュニケーションはもちろん、業務がスムーズに進むようになった事例です。

【関連】 [活用事例] 株式会社プロジェクトデザイン

【社内SNS製品紹介】社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内コミュニケーションツールTalknote アイキャッチ画像

社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供している社内コミュニケーションツール「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できます。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

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【まとめ】社内SNSとは

本記事では、社内SNSについて、以下のようなポイントを中心にお伝えしてきました。

  • 社内SNSの機能やメリット・デメリットがわかる
  • 社内SNSのセキュリティや活用方法がわかる
  • 社内SNS活用の成功事例を学べる

最近注目を集めている社内SNS。ですが、いきなり全社的に導入しても、なかなかうまくいかないこともあります。導入に失敗しないためにも、メリットやデメリット、セキュリティ面、活用のポイントなど、あらかじめ把握しておくことが大切です。

また、働き方改革にも有効だともいわれる社内SNS。その導入・活用に成功している企業もたくさんあるので、今回ご紹介した事例を中心に、ぜひ自社でもお役立てください。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。