1on1ミーティングを効率化するツール5つをご紹介 アイキャッチ画像

「1on1ミーティングを導入したが、現場はなかなか苦労しているようだ…」
「特に管理職。1on1実施により、負担が大きいと聞く」
「1on1を効率化するためのツールはないだろうか?」

このようにお考えの経営者・人事の方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、1on1ミーティングを効率化させる「ツール」をご紹介します。

本記事のポイント

  • 1on1ミーティングの目的を確認できる
  • 1on1ミーティングを効率化させるツールを5つご紹介
  • 1on1ミーティングの進め方もわかる

せっかく1on1ミーティングを組織に導入したのなら、より効率的に実施したいはず。目的・テーマ・進め方がわかった上で、今回ご紹介するツールを導入すれば、さらなる組織力アップにもつながるでしょう。

【重要】1on1ミーティングの目的とは?

ツールを導入する前に、まず確認したいのが「1on1ミーティングの目的」。1on1の目的は組織によってさまざま。大まかに下記のような目的に分類できるでしょう。

  1. 部下育成
  2. 従業員エンゲージメント向上
  3. 公平で公正な人事評価

1on1ミーティングの特徴の一つは短期間で短く実施すること。人事考課のように半年から年に1回のサイクルでおこなうのではなく、週1回〜月1回のサイクルで行われます。このような短いサイクルで、上司は部下とコミュニケーションを多く重ねる中で、業務での悩みを解決したり、会社の方針戦略を理解してもらったりします。

また普段はなかなか聞けないプライベートなことや、健康面についても細かくチェックできます。このような一つひとつのコミュニケーションにより部下の組織に対するエンゲージメントが高まるのです。そして多くのコミュニケーションを取る中で、会社・上司・部下のそれぞれの期待のズレも少なくなっていくでしょう。結果として、評価に対しての認識のズレが起こりづらくなり、公平で公正な人事評価につながるのです。

【本題】1on1ミーティングを効率化するツール5つをご紹介

それではさっそく、1on1ミーティングを効率化するのに役立つツールを見ていきましょう。部下本人の感情のコントロールをサポートするものから、上司のスケジュール管理をサポートするものまで、さまざまなツールがあります。

【ツール1】WiSTANT

組織マネジメントを仕組み化することを目的としたツール「WiSTANT(ウィスタント)」。1on1ミーティング、目標管理、フィードバックのサイクルを効率化させることで、組織力アップをサポートしてくれます。

【具体的な機能】

  • 上司と部下のペア登録
  • 1on1を実施する周期の設定
  • アジェンダ管理
  • OKR・MBO・定性目標などの一元管理
  • 自由にフォーマットを設定できる「フィードバックシート」

1on1ミーティングを円滑に進めるための機能が充実しているウィスタント。目標に対する意識が上がり、個人や組織のパフォーマンス向上に役立つでしょう。

【参照】 【Wistant [ウィスタント]|組織のパフォーマンスを高めるマネジメント支援ツール

【ツール2】TeamUp

「1on1の仕組みで人が伸びる組織をつくる」がコンセプトのツール「TeamUp(チームアップ)」。1on1の事前準備をはじめ、ログの蓄積、振り返りまで、質の高い1on1ミーティングの実施をサポートしてくれるツールです。

【具体的な機能】

  • 上司と部下のペアの登録
  • アジェンダの事前記入シート
  • 会話テンプレートのカスタマイズ
  • 多数の方向からフィードバックを集められる「360度フィードバック機能」
  • ミーティング内容の保存
  • クラウド上へのデータ保存

事前準備からフィードバックまで、細かいところまで設定ができるツールといえるでしょう。「せっかくやるなら綿密な計画のもと1on1を実施したい」という方にはオススメです。

【参照】 1on1の仕組みをつくるHRサービス TeamUp[チームアップ]

【ツール3】Sharin

1on1ミーティングにおけるメンバーマネジメントを支える「Sharin(シャリン)」。1on1の「記録・管理」に特化したサービスで、ミーティング内容の記録や共有がスムーズになるでしょう。

【具体的な機能】

  • 1on1の日程管理ができるカレンダー機能
  • 個人ごとにまとめられる面談記録
  • 内容を整理できる専用フレーム
  • 体調やコンディションの変化を示す「スタンプ」機能
  • 1on1定期レポートの配信

シャリンでは、配信したい内容やタイミングを決めて、1on1での定期レポートを「配信」できます。配信したい内容は「ランダムに抽出」「共感が多いもの」など、用途や目的にあわせて設定可能です。シンプルかつエンタメ性にも富んだツールといえるでしょう。

【参照】 チーム活性化で会社を強くする | コミュニケーション型人事クラウド「Sharin」

【ツール4】7Geese

カナダのバンクーバーに本社を構え、組織のパフォーマンス向上に役立つサービスを提供する海外のツール「7Geese」。目標達成のための成果をあらわす「OKR」の管理をはじめ、組織運営の効率化におけるさまざまなサポートツールを備えています。

【具体的な機能】

  • リアルタイム性に優れたOKR管理
  • 個人・チーム・会社としての目標管理
  • スケジュールのリマインダー機能
  • Googleのスプレッドシート、Slack等との連携機能

GoogleやSlackと連携しているのは海外ならでは。英語表記にやや苦戦する部分もありますが、1on1における機能はとても充実しています。

【参照】 OKRs and Performance Management | 7Geese

【ツール5】Nudge

「望ましい方向へ自らの行動を促す」というコンセプトのもと、1on1ミーティングを支援する「Nudge(ナッジ)」。部下を「望ましい方向にそっと押す」という方法で、1on1をサポートしてくれるツールです。

ナッジでは、部下本人の行動を動機づけている「感情」にフォーカスを当てたアプローチ方法を実践。EQ(心の知能指数)測定によって感情を数値化することで、部下のモチベーションアップへとつなげます。

感情は目に見えないもの。部下の感情がわからず、1on1にすれ違いが生まれたり、いつまでも部下の本当の思いを引き出せなかったりするケースもあるかと思います。ナッジは、そういった問題を解消し、部下本人への「新たな気づき」を与えてくれるツールといえるでしょう。

【参照】 1on1ミーティング支援ツール[Nudge(ナッジ)] で、EQの高い組織をつくる。

1on1ミーティングの進め方

ツールを駆使することも重要ですが、「どのように1on1を進めるか?」も大切です。このセクションでは、1on1ミーティングの進め方についてお伝えします。これを機に、あらためて1on1ミーティングを見直してみてはいかがでしょうか?

実施前

STEP1. テーマを決める

→ 1on1を有意義な時間にするために、「話したいテーマ」を決める

STEP.2 上司・部下ともに伝えたい内容を考えておく

→ お互いに「上司に聞きたいこと」「部下に伝えたいこと」を考えておく

実施中

STEP3. 部下の話をしっかり聞く

→ 「きっと〇〇だろう」と先読みをしすぎず、部下が話している内容にしっかりと耳を傾ける

STEP4. 「とくに話すことがない」と言われたら質問の仕方を変えてみる

→ YES or NO で答える「閉ざされた質問」、自由な回答を求める「開かれた質問」を使い分けて、部下の思いを引き出す

実施後

STEP5. 上司はミーティングの内容を振り返る

→ 終了後、「部下にとって話しやすい場だったか」「前回に比べて新たな気づきはあったか」など、全体の振り返りをする

STEP6. PDCAを管理する

→ 次の1on1につなげるために、実施前から実施後までのプロセスを振り返りつつ、PDCAを管理する。

1on1ミーティングは、実施中だけでなく「実施前」「実施後」のプロセスも重要。事前準備と振り返りを入念におこなっておけば、ミーティングが円滑に進むのはもちろん、上司・部下どちらにとっても有意義な時間になるでしょう。

【関連】 失敗しない、1on1ミーティングの進め方。ツールや・事例についても解説

1on1ミーティングのテーマ

1on1ミーティングの進め方がわかったところで、次に「テーマ」を見ていきましょう。部下の本当の思いを引き出すために、テーマ設定も重要です。

部下育成を目的とした1on1のテーマ

テーマ1. モチベーション向上

→ (会話例)「仕事で不安はないか?」「今の仕事は向いているか?」

テーマ2. 業務・組織の課題解決

→ (会話例)「仕事内容・人間関係に問題点がないか?それを改善するためには?」

テーマ3. 目標の設定・評価

→(会話例)「長期的・短期的な目標は?」「今後やってみたい仕事は?」

テーマ4. キャリア支援

→ (会話例)「仕事へのやりがいは?」「部下本人の強み・弱みは何か?」「希望するキャリアにはどんなものがあるか?」

従業員エンゲージメント向上を目的とした1on1のテーマ

テーマ5. プライベートの相互理解

→ (会話例)「最近の趣味は?」「好きな食べ物は?」「家族との時間の過ごし方は?」

テーマ6. 心身の健康チェック

→ (会話例)「体調に変化はないか?」「仕事量が過多になっていないか?」「最近眠れているか?」

テーマ7. 会社としての方針・戦略の伝達

→ (会話例)「経営陣が決定した内容」「決定したプロセス」の共有

「この部下ならきっとこう思っているだろう」と先読みをした結果、相手が求めていないアドバイスをしてしまうことも。部下の本当の思いを引き出すためには、「しっかりと耳を傾けてから質問をする」ことが大切です。

テーマについて、詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。

【関連】 【目的別】1on1ミーティングの7つのテーマ。面談の効果の高め方 徹底解説

【事例】1on1ミーティング導入企業事例

最後に、1on1ミーティングの事例を見ていきましょう。ここでは「2つの企業事例」をピックアップしてみました。

1. ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は、ポータルサイト「Yahoo!JAPAN」をはじめ、広告事業やeコマース事業など、幅広い事業を展開する会社です。1on1ミーティングの発端企業としても知られています。

1on1の発端企業として知られる同社では、社員7,000人のうち9割で1on1ミーティングを実施。とくに上司の部下に対する「傾聴力の高さ」には注目したいところ。また、1on1を「部下のための時間」と明確に定義づけることで、部下の思いを引き出すことを最優先とした取り組みをおこなっています。

【ヤフーにおける1on1のポイント】

  • マネージャー陣(上司)が「傾聴のスキル」を身につけるべく、コーチング研修を実施
  • コミュニケーションは「頻度」が重要だと定義づけ、必ず週1回の1on1ミーティングを実施
  • 1on1ミーティングを定着させるために、部下が上司を「点数化」する仕組みを作った

部下のために上司がコーチング研修を受けるなど、会社全体で「部下の思い」を最優先に考えた1on1ミーティングを実践している事例です。

【参照】 ヤフーはなぜ6000人の社員を巻き込む「1on1ミーティング」を続けるのか?

2. 株式会社テモナ

株式会社テモナは、「ビジネスと暮らしを ”てもなく” する。」という企業理念のもと、クラウド型通販システム事業をおこなう会社です。2019年には東証マザーズにも上場しています。

以前まで、CS(カスタマーサポート)チームの離職率が20%近くあった同社。BtoBの基幹システムを提供していることもあり、一般的なCSチームよりも社員の「業務量」や「精神的ストレス」が多くなっていたといいます。高い離職率を改善するべく、1on1ミーティングを導入することに。

【テモナにおける1on1ミーティングのポイント】

  • 当時のCSメンバー8人「全員」と1時間ずつのミーティングをおこない、現状を細かく把握した
  • 「チームの良い点・悪い点」「その問題は改善可能かどうか?」など明確なアジェンダを用意し、徹底的に話し合った

1on1の導入から1年後には離職率が20% → 0%に。1on1ミーティングによって細かい現状分析をおこない、徹底的に話し合ったことで、離職率を下げた事例です。

【参照】 1年で離職率が20%⇒0%に!CSチームの組織力を高めたヒミツを大公開

手段を目的とせず、
従業員エンゲージメントを高めよう

これまで、1on1ミーティングのツールについて解説してきましたが、ひとつ気を付けたいポイントがあります。それは「1on1は単なる手段であり目的ではない」ということ。「1on1を実施すること」を目的すると、その時点で満足してしまい、「従業員エンゲージメントを高める」「部下の育成をする」といった、1on1の本来の目的を見失ってしまうかもしれません。

たしかに、1on1ミーティングの効率化において「ツール」はとても便利です。だからといって、「ツールさえ導入すればうまくいく」とはならないかもしれません。会社として本当に達成したい「目的」があってはじめて、1on1ミーティングという「手段」を活用できるのです。明確な目的を定めることを前提に、ツールの導入はもちろん、テーマ設定にも気を配りながら、部下の本当の気持ちを引き出しましょう。

【要点まとめ】1on1ミーティングを効率化するツール

本記事では、1on1ミーティングを効率化するツールとして、以下の5つをご紹介してきました。

  1. WiSTANT
  2. TeamUp
  3. Sharin
  4. 7Geese
  5. Nudge

上司と部下のペア登録やアジェンダ管理、ミーティング内容の記録など、どのツールも1on1ミーティングに役立つ機能が揃っています。「1on1を実施しているけどスムーズに進まない」とお悩みの会社は、ぜひ今回のツールを取り入れてみてください。1on1の目的を定めつつ、上記のツールを導入すれば、さらなる組織力アップが見込めるでしょう。

【社内SNS製品紹介】エンゲージメントクラウド「Talknote」

エンゲージメントクラウドTalknote アイキャッチ画像

社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールとして、弊社が提供しているエンゲージメントクラウド「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できます。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。

またTalknoteでは、導入を検討する法人向けに「無料体験会」も実施。専任のコンサルタントによって、Talknoteの機能や活用事例について詳しい説明を受けられます。毎日開催(予約制)しているのでぜひ詳細をチェックしてみてください!

【参照】 [毎日開催/無料] Talknote無料体験会