社内SNSの目的とは?
社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン アイキャッチ画像
  • 「社内SNSのメリットやデメリット、効果について知りたい」
  • 「社内SNSの成功例、失敗例について知りたい」
  • 「チャットとメールの使い分けや社内運用ルールについて知りたい」

この記事はそんな方のための記事です。新しいツールの導入は期待が膨らむ一方、うまくいくか不安になる方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、社内SNSのメリットとデメリットを解説します。また、実際に社内SNSを導入した企業の成功事例も踏まえながら、成功のポイントや注意点についてご紹介します。

本記事のポイント

  • 社内SNSのメリットとデメリットがわかる
  • 社内SNSを成功させるためのポイント・注意点がわかる
  • 実際に社内SNS導入した会社の導入効果がわかる

事前にメリットやデメリットを押さえておけば、「失敗しないためにどうすれば良いか?」を考えることもできます。ぜひ本記事で、社内SNS導入成功のヒントを見つけてください。

社内SNSのメリットとデメリット

まず、社内SNSのメリットとデメリットをそれぞれ3つずつご紹介します。

社内SNSの3つのメリット

オープンなコミュニケーションが可能

社内SNSは、メールでの情報共有と比べて「オープンなコミュニケーションが可能」というメリットがあります。メールだと個人同士でのやり取りにとどまりがちですが、社内SNSでは、グループを作成できたり、メンバー全員が気軽に発言できたりします。

部署や世代の垣根を超えられる

会社の規模が大きくなったことで部署や多くの世代の社員が増え、コミュニケーションに難しさを感じている企業というのは決して少なくありません。社内SNSでは、部署や世代にとらわれないコミュニケーションが可能です。今まで接点のなかった社員とも交流できるため、アイデアの発掘にもつながります。

ノウハウの共有・蓄積がスムーズになる

会社にとって社員の持つノウハウは大切な資産です。このノウハウを最大限に引き出すためには、社員間でのスムーズな情報共有が欠かせません。社内SNSでは、グループ機能をはじめ、写真を投稿できる機能、過去のトークを見られる機能などによって情報共有の密度が高まり、ノウハウの共有や蓄積がスムーズになります。

社内SNSの3つのデメリット

コミュニケーション疲れが生まれる

社内SNSには、「円滑に交流できるオープンさ」によって、逆にコミュニケーション疲れを引き起こしてしまうというデメリットも。気軽にメッセージを送信できるがゆえに「返信しなければ…」という使命感に駆られ、ストレスが溜まってしまう社員も少なからず現れてくることでしょう。「コミュニケーションのとりすぎ」には注意する必要があります。

ツールの定着に手間とコストがかかる

社内SNSを社内に定着させるためには、手間やコストがかかります。社員にツールの使い方を説明したり、ソフトのダウンロードに費用がかかったりするケースもあります。定着までの時間、予算を確保できないと後々運用が難しくなってしまうでしょう。ある程度、時間的・経済的コストがかかることを踏まえつつ導入を決断することが大切です。

公私が混同してしまう恐れがある

その「手軽さ」に強みを持つ社内SNSですが、手軽が故に公私が混同してしまうデメリットも考えられます。たとえば、情報共有を目的としているのにも関わらず、仕事に関係のない投稿が増えると、かえって業務効率は下がってしまいますよね。そのため「仕事に関係のないことは社内SNSでは投稿しない」などルールを定めておきましょう。

社内SNSの目的、効果

ここまで社内SNSのメリットデメリットをご紹介してきました。ここからは社内SNSの目的、効果について見ていきます。

社内SNSで目的こそが大事な理由

社内SNSの導入において最重要なのが「目的を持つこと」です。なぜ重要なのかというと、目的が不明瞭だと、社内SNSが定着せず、社員のエンゲージメントが分散するからです。社内SNSは利便性に富んでいるため、目的なしでも簡単に今すぐに導入できてしまいます。

しかし、目的がない状態で社員に社内SNSを丸投げしても、期待する効果は得られないのです。経営陣や人事の方は、改めて「自分の会社では、どんな目的で社内SNSを導入すればいいのか?」を考えてみてください。

社内SNSの3つの目的

では、いったい社内SNSの目的とはなんなのか? 代表的なものをご紹介します。

【社内SNSの目的1】社内コミュニケーションの円滑化

多くの企業は「社員同士のコミュニケーション」に悩みを抱えています。会話の少なさがゆえに情報伝達に「ズレ」が生まれたり、そもそも社内での会話が少なかったり…。社内のコミュニケーションが円滑になれば、組織全体が盛り上がるうえに、一人ひとりのモチベーションも高くなるはずです。また「文字」にすることでコミュニケーションのハードルが下がるため、社員同士での交流も生まれやすくなります。

【社内SNSの目的2】業務の情報を「見える化」する

口頭での情報伝達だと、どうしても「伝達漏れ」が生じてしまいます。その結果、業務の進捗に悪影響を与えてしまうことも…。社内SNSを導入すると、トーク内容が全て記録されるため情報が「視覚化」されます。また、一度投稿すると社員の記憶にも残りやすくなります。情報を伝えた相手に一度確認したことを再度確認する手間が省けるため、業務の効率化につながるのです。

【社内SNSの目的3】企業理念やビジョンを浸透させる

会社が大きくなるにつれて、企業理念やビジョンを全社員に浸透させることがなかなか難しくなります。そんな時にも社内SNSが役に立ちます。コミュニケーションが円滑になることで、経営陣と現場の意思疎通もスムーズに進むことでしょう。そこで日々、形を変えて企業理念やビジョンを伝えてみてください。

経営陣と現場はなかなかコミュニケーションを取る機会がありません。だからこそ、社内SNSによって情報伝達を最適化させることが重要なのです。

社内SNSの3つの効果

社内SNSの導入により得られる効果はさまざまですが、下記の3つをご紹介します。

  • 業務効率が飛躍的にアップする
  • SNSならではの機能によって社員のモチベーションが高まる
  • 上司と部下のコミュニケーションも円滑になる

まず「業務効率がアップする」という点です。社内SNSでは、重要度の高いタスクをリアルタイムで共有することができます。無駄なやり取りを最大限省くことで、より業務効率がアップできるというわけです。また、常にチャットでやり取りできるため、出張で不在の社員との連絡もスムーズになります。

そしてもう一つの効果が「SNSならではの機能によって社員のモチベーションが高まる」という点です。社内SNSは、その使い易さが大きな魅力ですが、「機能の多様性」にも注目したいところ。誰かのコメントに対して「了解!」や「ありがとう!」というスタンプが押せる機能、それから「誰が、誰と、どれくらい」メッセージしているか閲覧できる機能などが揃っています。

また「上司と部下のコミュニケーションも円滑になる」という効果もあります。社内コミュニケーションの中でも、特に上司と部下のコミュニケーションに課題を感じている企業も少なくないはず。社内SNSの場合、上司→部下への一方向でなく、双方向でのコミュニケーションが可能になるため、より円滑な情報共有が可能です。

社内SNS運用成功のガイドライン

続いて社内SNSを成功させるための3つのポイントと、社内SNS運用で注意すべき3つのことについて解説します。

社内SNS成功の3つのポイント

自社にとって使いやすいツールを選ぶ

社内SNSの導入においては「使いやすいかどうか?」は重要なファクターです。ほとんどの企業は、若い世代から年配の社員まで多くの世代が集まっているかと思います。SNS慣れしていない社員でも使いやすいツールを導入しましょう。

もし使い方が複雑なツールを導入した場合、「投稿の仕方が分からない」「どこの画面を見ればいいのか分からない」といって社員の頭を悩ませることになってしまいます。結果的に社内SNSの定着率も低くなってしまうため、社内SNS選びは慎重に行いましょう。

社内SNS利用時の「ルール」を決める

社内SNSを定着させるためには「ルール」を設けましょう。いくらビジネスチャットとはいえ、ルールなしで運用するのは危険です。たとえば「業務と関係のない投稿はしない」「誰でも発言できるようにグループを細かく分ける」「誰かが発言したら必ずスタンプを押す」など、社員のモチベーションが維持できるようなルールを設けるようにしましょう。

社員がメリットを感じられるようにする

社内SNSの導入において「社員にとってメリットがあるか?」も重要なポイントです。たとえば「他部署の社員とノウハウを共有することで学びを得る」「同期の活躍を見ることでモチベーションが上がる」「自分の発言に対して経営陣がフィードバックをくれる」など、社員にとって ”新しい刺激や気づき” があるような社内SNSの運用を意識しましょう。

社内SNS運用で注意すべき3つのこと

”いつものメンバーだけ”の状態にしない

ルールを決めずに社内SNSを導入すると、「一部の社員しか発言しない」という現象が生まれます。当然ながら会社には、積極的に発言をする社員もいれば、コミュニケーションが苦手な社員もいます。社内SNSを導入しても ”いつものメンバー” だけが発言していては意味がありません。それでは会社全体が盛り上がらないので、グループを小分けにするなどして、一人ひとりが参加しやすい社内SNS運用を意識してみてください。

既存ツールとのすみわけを行う

すでにLINEやポータルサイト、社内掲示板を運用している会社も多いのではないでしょうか。社内SNS導入時には、そういった既存ツールとの「すみわけ」を行いましょう。たとえば、「フォーマルな投稿は社内SNS、インフォーマルな投稿はLINE」など。場面に応じて活用するツールを変えることが大切です。

ネガティブな投稿は控える

基本的にネガティブな発言は控えましょう。前提として社内SNSは、組織や個人のモチベーションを上げるために導入するものなので、不平や不満を投稿してしまっては意味がありません。ネガティブな投稿ではなく、「誰かが投稿したら必ずスタンプを押す」「良い報告はみんなで共有して褒め合う」など、組織全体あるいは個人がポジティブになれるような取り組みを心がけましょう。

社内SNS、どうすれば仕事とプライベートをうまく分けられるのか?

「どうすれば社内SNSで仕事とプライベートを分けられるの?」と疑問に思っている方も多いはず。先ほど述べた通り、公私を混同させないためには「ルール」を決めることが大切です。具体的にはたとえば、以下のポイントを意識してみてください。

  1. 「平日9:00〜18:00まで」など利用する時間を決める
  2. 時間外に連絡したい場合はLINEなど他のツールを使う

仕事の時間外に社内SNSの通知が来ると、正直心が休まらないですよね。仕事とプライベートを分けるには、思い切って「業務時間外では社内SNSは利用しない」と時間を決めてしまいましょう。緊急性のある連絡でない限り、返信の催促もしない方がよいでしょう。
「仕事中だけ社内SNS、それ以外はLINE」と割り切ることで、オン・オフの切り替えもスムーズになります。

【社内コミュニケーションツール、事例紹介】エンゲージメントクラウド「Talknote」

エンゲージメントクラウドTalknote アイキャッチ画像

社員のエンゲージメントを高めるSNSとして弊社が提供しているエンゲージメント「Talknote」をご紹介させてください。Talknoteは、社内コミュニケーションの解決をはじめ企業理念の浸透、業務の効率化を期待できるSNSです。

使い方はいたってシンプル。Talknoteは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つの機能のみで構成されているため、SNS慣れしていない方でも簡単にお使いいただけます。その利便性から、すでに約1,000社の企業様に利用いただき、多くの企業様が高い満足度を感じています。そこで、Talknoteを導入し、社内SNS運用に成功された企業様の事例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

またTalknoteでは、導入を検討する法人向けに「無料体験会」も実施。専任のコンサルタントによって、Talknoteの機能や活用事例について詳しい説明を受けられます。毎日開催(予約制)しているのでぜひ詳細をチェックしてみてください!

【参照】 [毎日開催/無料] Talknote無料体験会

【事例1】株式会社セキグチ「何気ない気づきや小さな体験も、気軽に共有できる会社へ」

[活用事例] 株式会社セキグチ画像

株式会社セキグチは、100年に渡ってキャラクターのぬいぐるみや人形、オルゴールの製造・販売を行う会社です。1974年に発売された「モンチッチ」は、今では世界30ヶ国以上で販売されています。

ぬいぐるみや雑貨を扱っている会社のため、 ”日常のちょっとした気づき” が商品アイデアのヒントにつながります。しかし同社では、そのような気づきや体験を共有する場がなく、意見の吸い上げがほとんどできていなかったといいます。LINEやFacebookの導入を考えたものの「誤送信」による情報漏洩が起こりやすいことなどから、Talknoteの利用を開始。

具体的には以下の効果があったと聞きました。

  • 企画案や意見を気軽に投稿できるようになった
  • 今まで見えなかった情報がクリアになった
  • 他部署とのコミュニケーションも円滑になった

製造や販売を行う企業にとって「社員の気づきや体験」は貴重な資産といえます。Talknoteの導入は、新たなアイデア発掘にもつながっているようです。

【参照】 [活用事例] 株式会社セキグチ

【事例2】牧野電設株式会社「情報共有ツールから文化醸成ツールへ」

[活用事例] 牧野電設株式会社画像

牧野電設株式会社は、東京や埼玉、千葉、神奈川を中心に大型マンションの施工を手がける建設会社です。これまで500戸以上もの大型マンションの施工実績を誇ります。

同社は建設・施工管理を行う会社のため、あらゆる現場で業務が行われています。そのため、物理的に社員間のコミュニケーションが疎遠になるという課題があったようです。そこで導入したのがTalknote。

具体的には以下の効果があったと聞きました。

  • 社員同士の情報交換量が圧倒的に増えた
  • 写真を添付することで現場の状況をスムーズに理解できるようになった
  • 現場が離れているスタッフ同士が仲良くなった

社内SNS導入の成果は、Talknoteが「全スタッフの共通のコミュニケーションの場」となったことが一番大きかったそうです。

【参照】 [活用事例] 牧野電設株式会社

まとめ

本記事では、社内SNSの目的の解説を中心に、以下のようなポイントをお伝えしてきました。

  • 社内SNSの目的や効果についてわかる
  • 社内SNSに失敗しないコツがわかる
  • 社内SNSの成功事例がわかる

あらかじめ社内SNS導入の目的をハッキリと定めておくことで、組織全体のモチベーションも高まりやすくなります。事実、多くの企業が成果を出している社内SNS。ぜひ社内SNSの導入検討や見直しにお役立てください。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。