社内SNSの目的とは?
社内SNSの導入で失敗しないためのガイドライン アイキャッチ画像
  • 「社内SNSの目的について知りたい!」
  • 「社内SNS導入で失敗したくない…」
  • 「社内SNSの効果やガイドライン、ルール、アイコンなど運用面について詳しく知りたい」

この記事はそんな方のための記事です。経営者や人事に関わる立場の方にとって、社員同士のコミュニケーションは頭を抱える問題の一つではないでしょうか。何も問題なく円滑にコミュニケーションができている、という企業はそう多くないはず。そこで今回は、以上のような問題を解決するためにオススメしたい「社内SNS」について解説します。なかでも「社内SNSを導入する目的」を詳しく掘り下げています。

本記事のポイント

  • 社内SNSの目的や効果についてわかる
  • 社内SNSに失敗しないコツがわかる
  • 社内SNSの成功事例がわかる

社内SNSの目的や失敗しないためのガイドラインをインプットすることで、社内コミュニケーションの円滑化につなげましょう!

社内SNSの目的、効果

まずは社内SNSの目的と効果について解説します。

社内SNSとは?

社内SNSとは、文字通り「自社内に限定したSNS」のことです。FacebookやTwitterといった一般向けのSNSに対して、社内向けに応用されたSNSのことを指します。社員間のコミュニケーションの円滑化や業務の効率化など多様なメリットがあることから、近年社内SNSを利用する企業は増えているのです。

また「リモートワーク」を導入する企業も増えている今。対面で仕事をする機会が減るため、より一層インターネット上でのコミュニケーション需要が高まっています。以上のことから、社内SNSの導入に多数の企業が注目しています。

社内SNSで目的こそが大事な理由

社内SNSの導入においてもっとも重要なことが「目的を持つ」ということです。目的をハッキリ持っているか否かで、社内SNSがうまく機能するだけでなく、結果的に企業の売上にも影響を与えます。アメリカのとある企業が実施した調査によると、社内SNSを導入した企業のうち成功したと感じている企業は全体の10%というデータが出ています。この原因には「目的が曖昧だった」「ツールの活用を社員に丸投げしていた」などが挙げられるのです。

社内SNSの3つの目的

社内SNSの導入にあたりもっとも重要なのが「目的」。では社内SNSにはどのような目的があるのでしょうか? ここで3つの目的をご紹介します。

【社内SNSの目的1】 社内でのコミュニケーションを活性化

まず1つ目の目的は「コミュニケーションの円滑化」です。社内SNSを取り入れることで、部署内の社員だけでなく他部署の社員ともつながることができます。企業における問題のほとんどはコミュニケーション不足ともいわれており、情報の伝達不足などによって社員の認識に「ズレ」が生じます。それらを解消するためにも、部署を越えたコミュニケーション機会を増やすツールとして、社内SNSが期待されているのです。

【社内SNSの目的2】 業務の情報や進捗の視覚化

2つ目の目的として「業務の情報と進捗の視覚化」が挙げられます。業務連絡の際、口頭だと伝え漏れが起こりやすくなり、業務の進捗に大きな影響を与えてしまいます。そこで社内SNSによる「視覚化」によって、伝達内容を記憶にも記録にも残りやすくするのです。

【社内SNSの目的3】 スケジュール管理を容易化

3つ目の目的として挙げられるのが「スケジュール管理の容易化」です。多くの社内SNSにはスケジュールを管理する機能が付いており、例えばメンバーの日程を管理することもできます。そうすることで、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」しているのかが視覚化され、より業務をスムーズに進められるのです。

社内SNSの3つの効果

目的の次は、社内SNSの3つの効果について解説します。

大幅な時間削減が可能

社内SNSを利用することで、大幅な時間削減が見込めます。多くの社内SNSはチャット形式で表示されているため、情報を時系列でチェックすることが可能です。例えば出張で不在の社員のスケジュール調整などもスムーズに行うことができます。社内SNSによって、今まで会議やメール、電話に使っていた時間が短縮されるため業務の大幅な効率化が図れます。

世代を超えたコミュニケーションが生まれる

多くの企業で、幅広い世代の社員が在籍しているかと思います。年齢が異なると業務上でも「すれ違い」が生まれることも多々あることでしょう。しかし社内SNSを導入すると、それらの問題も解決されます。チャット上では世代を問わずに議論や情報共有がしやすくなります。社内SNSはいわゆる「世代を超えたコミュニケーションツール」でもあるのです。

新たなアイデア発掘に結びつく

また、社内SNSには、新たなアイデア発掘に結びつくという効果もあります。なぜならば「思いついたアイデアをすぐにチャットで共有できる」「普段関わりのない社員との交流によって新たなアイデアが生まれる」ということができるからです。社内SNSには、コミュニケーションの活性化はもちろん、副次的にアイデアが生まれるという効果もあります。

社内SNS運用成功のガイドライン

ここまで、社内SNSの目的や効果について見てきました。ここからは社内SNSの運用を成功させるためのガイドラインをお伝えしていきます。

社内SNS成功の3つのポイント

まずは社内SNS成功の3つのポイントを解説します。

使いやすいシステムである

社内SNSの選定においてもっとも気をつけたいポイントともいえるのが「システムの使いやすさ」です。システムが複雑で使いづらいSNSより、簡略化され手軽に使えるSNSの方が便利に感じますよね。より使いやすいSNSを導入することで、社員もよりポジティブに社内SNSを使えます。

特に若い社員だと、普段からLINEやTwitter、Facebook、Instagramを使っている人が多いはず。それらのSNSとシステムが全く異なる社内SNSを導入すると、逆にストレスになってしまうケースもあります。社員の意見を聞きつつ、年齢問わず誰でも使える社内SNSを導入することを心がけましょう。

社員にとってメリットがある

社員にとってメリットがないと社内SNSの成功は難しいでしょう。一人ひとりの社員が「新しい発見がある」「刺激を受けられる」といったメリットを感じられるSNS運用をしていく必要があります。

具体的には、視覚化しやすいという社内SNSの魅力をうまく利用して、「同期の活躍を見て刺激を受けられる」「チャットでの投稿によって経営陣からアドバイスを受けられる」といった体験が挙げられます。
加えて、社内SNSには「リアルタイム性がある」という強みも。社内での情報共有だけでなく、ユーザーからの口コミ、新入社員の情報など、あらゆる情報をリアルタイムで共有できるため、社員もストレスなくスムーズに業務を進められます。

ツール利用時の「ルール」を決める

上記でご紹介したように、社内SNSは非常に便利なツールです。しかし、事前にルールを決めることも重要。何もルールがない状態で「はい!今日から社内SNSを導入するので使ってください」と丸投げしても社員はついてこれませんし、逆に社内の混乱を招いてしまいかねません。「仕事に関係のない内容は投稿しない」「プロジェクトごとにチャットのグループを分ける」「ネガティブな発言はしない」など、自分の会社の目的に合ったルールをいくつか設けておきましょう。

社内SNS運用で注意すべき3つのこと

次に社内SNS運用で注意すべき3つのことをお伝えします。

既存ツールと混同しないように使う

社内SNS以外に、すでに情報共有のツールを使っている企業もあるかと思います。中でも「社内掲示板」「社内ポータルサイト」「その他のチャットシステム」が代表例です。これら以外に新たに社内SNSを導入する場合、そらぞれの棲み分けが重要となります。

たとえば「チームのコミュニケーションを重要視したツール/情報共有専用のツール」「フォーマルなツール/インフォーマルなツール」など、それぞれのツールの目的を明確に分けておくことが重要です。

社内SNSをネガティブな状態にしない

社内SNSでの投稿内容は、ポジティブであればあるほど組織内の士気も高まります。言わずもがな、ネガティブな投稿をするのはNGです。社員同士のポジティブなコミュニケーションを生むためにも、チャット内でも感謝や称賛をするように心がけましょう。例えば「グッドニュース」と称してポジティブなニュースを伝えるのもオススメです。

また社内SNSでは、投稿にリアクションすることができます。多くのツールでは「いいね!」のようなグッドボタンがあったり、スタンプが利用できたりします。ただ、投稿に対して反応がないと社員のモチベーションも下がってしまうので要注意。誰かが投稿したら誰かが反応するような仕組みを作っておくことも重要です。社内SNSを常にポジティブな状態に保っていれば、社内の雰囲気もさらに良くなることでしょう。

全員が参加できるようにする

社内SNSを導入すると、「常連メンバー」と「あまり発言しない社員」に分かれがち。数名の社員は使っているけどほとんどの社員はSNSでの投稿すら見ていない、という状況になっている企業も少なくありません。常連メンバーだけが社内SNSを運用している状況はあまり好ましいとは言えません。常連メンバーが固まってしまうと、それ以外の社員は「疎外感」を感じてしまうのです。会社全体を盛り上げるはずの社内SNSが、単なるSNS好きな社員のコミュニティの場になってしまいます。その状況をそのまま維持しても組織の士気は盛り上がらないでしょう。

以上の状態にならないためにも、例えば「細かいグループに分ける」や「ラフに会話できるチャットも設ける」など、社員全員がSNSに関われるような工夫をすることが大切です。

社内SNSのアイコンについて

社内SNSを利用する上で覚えておきたいのが「プロフィールのアイコン」について。社内SNSにおいても、一般向けSNSと同じようにアイコンを設定できます。社員のエンゲージメントを高めるためには、基本的に社員一人ひとりが自身の顔写真を登録することを強くオススメします。その理由は3つあります。

  1. 顔写真を見る回数が多いほど相手に好印象を持つようになる
  2. 社員同士がお互いの顔を覚えることで会社への貢献度が高まる
  3. 顔と名前の認識によって組織に一体感が生まれる

また、弊社でプロフィールアイコンについての調査を行ったところ下記のような結果が出ました。

プロフィールの顔写真登録率下位100社と上位100社の比較図

プロフィールの顔写真の登録率が高い企業の方が、社内コミュニケーションを活性化させる「いいね、メッセージ、投稿/コメント」機能の利用率が高い傾向にあります。

では、設定率を上げるためにはどうすればよいでしょうか?
下記の3つの方法で設定率を上げることができます。

  1. 組織の上層部の方から率先して設定する
  2. 「1人で写っている写真がない」という社員さんを集めて撮影会をする
  3. 社員証の素材を登録してしまう

ただ顔がわかるというだけのことですが、自然と親近感が湧き、仲間意識が芽生えるものです。離れた場所で働くメンバーでも帰属意識を失うことなく、モチベーションの高い組織づくりが可能となるので、ぜひ設定率を上げましょう。

【社内コミュニケーションツール、事例紹介】エンゲージメントクラウド「Talknote」

エンゲージメントクラウドTalknote アイキャッチ画像

社員のエンゲージメントを高めるSNSとして弊社が提供しているエンゲージメントクラウド「Talknote」をご紹介させてください。【いい会社をつくる】をコンセプトに、社内コミュニケーションの解決、社員のモチベーションの向上、企業理念の浸透を期待できる社内コミュニケーションツールです。

コミュニケーションのスタイルは「グループ」「メッセージ」「タスク」の3つのみ。シンプルかつスピーディーな情報伝達が可能です。Talknoteを利用する企業は日に日に増加しており、すでに約1,000社の企業様にご利用いただいております。導入企業の業界もさまざまで、飲食、小売、製造、IT、医療など。導入したほとんどの企業がその機能性に高い満足度を感じています。

【事例1】「情報の伝達スピードが従来の3倍にアップ」

[活用事例] トリドールホールディングス画像

お馴染みの「丸亀製麺」を中心に1,000店舗もの飲食店を展開するトリドールホールディングスでは、情報共有をメールからTalknoteへ移行。多店舗を展開する大企業のため、メールでの情報共有には限界があったといいます。そこでTalknoteを導入したことで、情報の伝達スピードが従来の3倍にアップ。

トリドールホールディングス経営企画室 次長『メールを利用していた頃は「現場とのコミュニケーションに時間がかかる」「現場からの一次情報が入手しづらい」といった課題がありました。全国展開していることから、本部と現場とのやり取りが限定的になりがちでした。あまりに非効率だと思いTalknoteを導入したところ、情報伝達もスムーズになり、以上の課題のほとんどが解決しました。Talknoteはトリドールホールディングスにとって、現場責任者と本部を繋ぐ重要なツールです。』

【参照】 [活用事例] トリドールホールディングス

【事例2】「経営者の思いが全社員に浸透」

[活用事例] ネクシィーズグループ画像

1987年に創業後、電気供給をメインに電子メディア事業なども手がける株式会社ネクシィーズグループ。同社では、企業理念を社内に浸透させるためTalknoteを導入。その結果、経営陣の思いが現場の社員にもしっかりと伝達されるようになりました。

ネクシィーズグループ環境事業 本部長「今までは情報伝達にメールとLINEを、また経営陣の考えや思いについては代表のブログを社員自らが見に行くという慣習でした。この方法でも特に困ることはなく、現場にもしっかりと伝わっていたと思います。しかし、経営陣が具体的にどんなことを考えて動いているのかまでは伝わっていないような気がしたのです。そこでTalknoteの利用を開始しました。社内に定着するまでは時間がかかりましたが、結果的に会社の理念が組織の隅々まで伝わったことを実感しています。」

【参照】 [活用事例] ネクシィーズグループ

まとめ

本記事では、社内SNSの目的の解説を中心に、以下のようなポイントをお伝えしてきました。

  • 社内SNSの目的や効果についてわかる
  • 社内SNSに失敗しないコツがわかる
  • 社内SNSの成功事例がわかる

あらかじめ社内SNS導入の目的をハッキリと定めておくことで、組織全体のモチベーションも高まりやすくなります。事実、多くの企業が成果を出している社内SNS。ぜひ社内SNSの導入検討や見直しにお役立てください。

引き続き、本メディアでは社内エンゲージメント向上に役立つ情報をお届けしていきます。