2018-05-23T10:57:49+00:00 2018/05/23|カスタマーサクセスBlog|

情報のテーマでグループ分け!

こんにちは!
トークノート カスタマーサクセスチームです。

先週とは打って変わって、夏のような暑さが続いていますね!
アイスが美味しい季節がやってきたので、個人的には幸せを感じています(笑)

さて、前回の記事「グループ」と「メッセージ」ってどう使い分ければいいの?では、

グループは、情報のテーマや共有したいメンバーごとなどカテゴリーを分けて、
共有・管理できるとお伝えしました。

ですが、「具体的に、どのようにグループを分ければいいか分からない!」と
疑問に感じた方もいらっしゃると思います!

そこで今回は、グループ分けに関してご紹介します!

グループ分けで重要なポイントは2つあります!
まず1つ目に重要なポイントは、

何に関しての情報を共有したいのか

ということです。

たとえば、営業部に関しての情報であれば・・・
【人事部】と、ひとつのグループにまとめるのではなく、

・採用計画2018
・人事日報
・採用面接報告

など、人事部内の共有だけでも、いくつかのテーマに分けることができます。
テーマ分けをすることで、情報の混在を防ぎ、いつでもどこでも情報を振り返りやすくなります。

2つ目に重要なポイントは、

誰に共有したいのか

ということです。

グループは、オープングループ・クローズグループの2つの公開範囲を選ぶことができます。
この2つを使い分けることで情報共有の質がグッと上がります!

オープングループは、参加している人はもちろん、参加していない人でも閲覧・投稿ができるグループです。
ですが、参加していない人には通知は来ないので、常にそのグループの最新情報を知りたい人だけ参加するのがオススメです。

クローズグループは、参加している人だけが閲覧・投稿ができるグループです。
このグループは、参加していない人にはグループの存在も分かりません。
ですので、経営層のやりとりや人事に関する内容など機密性の高い情報のやりとりで利用されることが多いです。

先ほど挙げたグループの例に当てはめてみると・・・

・採用計画2018・・・経営層・各部署の長・人事部全員に共有したい
【公開範囲】オープン
【対象】経営層・各部署の長・人事部のみ参加

・人事日報・・・人事部だけで共有したい
【公開範囲】オープン
【対象】人事部のみ参加

・採用面接報告・・・人事部と各部署の長だけで秘密に共有したい
【公開範囲】クローズ
【対象】人事部・各部署の長のみ参加

このように共有したい相手ごとに設定が変わります。

オープンなコミュニケーションは、情報の属人化を防ぎ、人や組織の成長を促します!

また、グループ内の発言が少なくて困っているという方は、
グループごとの参加人数を細かく分けてみましょう。
人数が少ないと、発言しやすい環境になります。

以上のように、

何に関しての情報を共有したいのか
誰に共有したいのか

この2つのポイントを重視して、情報のテーマごとにグループを使い分け、
社内のコミュニケーションをより快適におこなえるように、Talknoteの環境を整えていきましょう!

それでは、引き続きTalknoteをよろしくお願いします!

 

このBlogではこんな質問お待ちしております。⇩

・Talknoteのこの機能はなに?
・○○をやりたいんだけど、Talknoteではできるの?
・社内での情報共有が活性化しないんだけど、どうすればいいの?

と、Talknoteに関する質問や、社内で抱えるコミュニケーションの課題などあれば、
ぜひぜひ教えてください!
このBlogで解決させていただきます!!!

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